10 pakottavaa syytä vaihtaa Google-dokumentteihin

Oletko huolissasi Office Suiten lisensoidun version hankkimisesta? Tai et pysty selvittämään, mikä MS Office -ohjelmisto sopisi tarpeisiisi? Miksi vaivautua hankkimaan sellainen?

Harkitse Google-dokumenttien käyttöä! Google Docs on Googlen verkkopohjainen ohjelmisto palveluna (SaaS) -toimistopuku, ja asiakirjat tallennetaan "Google Driveen" niiden muuttuessa reaaliajassa. Yhteistyötyökalu, jonka avulla useat käyttäjät voivat luoda, muokata ja jakaa asiakirjoja verkossa samanaikaisesti. Siinä on vaihtoehtoja luoda asiakirja, esitys, laskentataulukko, lomake, piirustus. Voit myös synkronoida asiakirjat offline-katselua varten. Ja asiakirjaan tehdyt muutokset yhdellä laitteella, päivitä kaikkialla.

Google Docs on ilmainen, nopea ja täynnä mielenkiintoisia ominaisuuksia:

1 Jaa ajatuksia heti muiden kanssa jättämällä kommentteja

Jaa ideasi ja ehdotuksesi yhdellä napsautuksella ja tee yhteistyötä muiden kanssa jakamalla asiakirjoja.

2 Helppo käännös muille kielille

Voit kääntää asiakirjasi 64 muulle kielelle.

3 Määritä sanat sisäänrakennetun sanakirjan avulla

Löydä sanojen merkitys sisäänrakennetun sanakirjan avulla.

4 Tutki aihettasi mukautetulla haulla Tutki aiheita mukautetulla hakuvaihtoehdolla itse asiakirjasivulla.

5 Lisää alaviitteet

Lisää alaviitteet sivun alareunaan, mainitse tekijät ja viittaukset.

6 Jaa asiakirjoja / lähetä sähköpostia yhteistyökumppaneille

Jaa nyt asiakirjoja, jopa kansioita, lisäämällä ihmisten sähköpostitunnukset tai jakamalla linkin. Liitteitä ei enää tarvitse lähettää sähköpostitse ja säästää tallennustilaa. Voit lähettää sähköpostia yhteiskäyttäjille, joilla on käyttöoikeus, ja voit myös lisätä uusia ihmisiä katselu-, muokkaus- ja kommentointioikeuksilla.

7 Julkaise verkossa Voit julkaista asiakirjan verkossa. Näkyvyysvaihtoehtoja on kolme: Julkinen verkossa, Kaikki linkin saaneet ja Yksityinen. Jos asetat näkyvyysasetukseksi Yksityinen, vain henkilöt, joilla on käyttöoikeus, voivat käyttää sitä.

8 Tunnista linkit automaattisesti
Se havaitsee Web-linkin, joka saattaa olla saatavilla verkossa.

9 Automaattinen korvaaminen
Se korvaa merkit symboleihin, esim. (c) – © ja 1/2 – ½ jne.

10 Sanamäärä
Se laskee sivut, sanat, merkit ilman välilyöntejä ja välilyönneillä.

Google Docsilla on kuitenkin joitain rajoituksia –

• Laskentataulukoita, jotka ovat suurempia kuin 20 Mt, ei voi muuntaa Google-laskentataulukoiksi. Ja sen on oltava alle 400 000 solua ja 256 saraketta arkkia kohden. Laskentataulukoihin lisättävien kuvien on oltava alle 2 Mt.

• Jotta voit työskennellä offline-tilassa, sinun on työskenneltävä Chromessa tai Chrome-käyttöjärjestelmässä (Chromebook).

• Google-asiakirjoiksi muunnettavat asiakirjat eivät saa ylittää 1 Mt.

• Ihmiset, joilla on vain katseluoikeudet, eivät voi julkaista asiakirjaa. PDF-dokumentteja ei voi julkaista.

Google Chrome -laajennus?
Tallenna Google Driveen. Tämän laajennuksen avulla voit tallentaa kaiken sisällön (kuvat, asiakirjat, pdf) suoraan Google Driveen. Voit myös muuttaa tallennettavan sivun muotoa laajennuksen asetussivulla. Ja myöhemmin asiakirjaluettelossa voit järjestää ja jakaa asiakirjojasi.

Kun Google-dokumentti on luotu, se voidaan ladata seuraavissa muodoissa: Microsoft Word (.docx), OpenDocument-muoto (.odt), Rich Text -muoto (.rtf), PDF-dokumentti (.pdf), pelkkä teksti (.txt), Web-sivu (.html).

Vastaavasti luotu Google-laskentataulukko voidaan ladata Microsoft Exceliin (.xlsx), OpenDocument-muotoon (.ods), PDF-dokumenttiin (.pdf), pilkuilla erotettuihin arvoihin (.csv), pelkkään tekstiin (.txt), verkkosivuun. (.html) muodossa.

Myös luotu Google-esitys voidaan ladata Microsoft PowerPointiin (.pptx), PDF-dokumenttiin (.pdf), skaalautuvaan vektorigrafiikkaan (.svg), PNG-kuvaan (.png), JPEG-kuvaan (.jpg), pelkkää tekstiä (.jpg) .txt) -muodossa.

Ja luotu Google-piirros voidaan ladata PDF-dokumentti (.pdf), skaalautuva vektorigrafiikka (.svg), PNG-kuva (.png) ja JPEG inage (.jpg) -muodossa.

Muita katselua varten tuettuja tiedostomuotoja ovat Apple Pages (.PAGES), Adobe Illustrator (.AI), Adobe Photoshop (.PSD), Tagged Image File Format (.TIFF), Autodesk AutoCard (.DXF), PostScript (.EPS,. PS), fontit (.TTF, .OTF), XML Paper Specification (.XPS) ja arkistotiedostotyypit (.ZIP, .RAR).

Google on lopettanut vanhojen Microsoft Office -muotojen (.doc, .xls, .ppt) tuen 31. tammikuuta 2013 alkaen. Tämä tarkoittaa, että sen jälkeen käyttäjät eivät voi viedä tiedostoja vanhoihin toimistomuotoihin.

Joten mitä mieltä olet "Google-dokumenttien" käyttämisestä? Ne, jotka eivät ole vielä käyttäneet sitä, suosittelemme sen käyttöä. Kerro meille, mitkä ominaisuudet ovat mielestäsi parhaita ja tee Google-dokumenteista ainutlaatuinen ja uskomaton?