Migliora la sicurezza dei dati di Google Apps
Se sei un amministratore di Google Apps, una preoccupazione che non ti farà mai dormire sonni tranquilli è la "SICUREZZA". La cosa buona è: Google ti aiuta a prenderti cura della sicurezza fisica dei tuoi dati aziendali duplicando la copia dei dati in diversi data center e in genere non devi preoccuparti della perdita di dati causata da crash del disco o disastri naturali.Tuttavia, la maggior parte delle perdite di dati è in realtà causata da errori degli utenti, invasione di hacker o cattiva gestione dei dati, quindi "SICUREZZA" è ancora il prima preoccupazione per un amministratore di Google Apps.
Per migliorare la sicurezza dei dati aziendali di Google Apps, ecco alcuni consigli:
1 Abilita la verifica in due passaggi
La verifica in due passaggi aggiunge la necessaria sicurezza a tutti gli account Google. Con la verifica in due passaggi abilitata, quando un utente accede al suo account Google, è richiesto un codice di verifica aggiuntivo, generato dall'app del suo cellulare o ricevuto tramite messaggio di testo. Con la verifica in due passaggi, gli hacker non hanno modo di entrare negli account senza accedere ai telefoni cellulari degli utenti.
Per abilitare la verifica in due passaggi per tutti gli account di dominio Google Apps, l'amministratore deve accedere al pannello di controllo del dominio di Google Apps e assicurarsi che "Consenti agli utenti di attivare la verifica in due passaggi" sia selezionato nella pagina "Sicurezza" .
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Per applicare la verifica in due passaggi a tutti i dipendenti (o dipendenti di un'organizzazione specifica all'interno della tua azienda), fai clic su "Vai alle impostazioni avanzate per applicare la verifica in due passaggi" e seleziona "Attiva ora l'applicazione".
Nota: prima di attivare questa imposizione, devi assicurarti che tutti i dipendenti della tua azienda comprendano cos'è l'autenticazione in due passaggi e come utilizzarla.
Aggiornamento: nuovo prompt di autenticazione a 2 fattori senza numero
2 Gestire i dati con attenzione quando un dipendente lascia l'azienda
La perdita di dati può verificarsi facilmente quando i dipendenti lasciano l'azienda. Di seguito sono riportati diversi passaggi che l'amministratore dovrebbe eseguire per rendere più sicuro il trasferimento dei dati.
a) Prima di partire, trasferire la proprietà o esportare i dati in Gmail, Google Docs, Calendar e Contatti dal personale uscente a un altro dipendente.
b) Reimpostare la password dell'utente quando il dipendente lascia l'azienda.
c) Sospendere l'account dell'utente. NON cancellare l'account subito dopo che lui/lei se ne è andato. Per evitare perdite di dati impreviste, l'amministratore dovrebbe sempre "Sospendere" l'account dell'ex dipendente per un po' di tempo (6 mesi è un buon numero) e poi cancellarlo dopo che tutti i dati sono stati trasferiti in modo sicuro e completo.
3 Scegli un'app di backup di terze parti
La soluzione di backup è ancora molto necessaria per i tuoi dati aziendali, anche se sono archiviati sul cloud di Google.
Un buon piano di backup può aiutare a prevenire la perdita di preziosi dati aziendali in tutti i tipi di incidenti causati da dipendenti negligenti o pericolosi hacker. Esistono diversi strumenti di backup che puoi scegliere sul mercato di Google Apps.
4 Usa solo Chrome
Google Chrome è sicuramente il miglior browser web per gli utenti di Google Apps. La maggior parte dei servizi cloud di Google è più compatibile con Google Chrome che con altri browser web. Ed è più naturale e conveniente lavorare su Gmail, Google Drive, Contatti Google e Calendario utilizzando il browser Chrome. Rispetto a Firefox, Safari e il miserabile IE, non solo sono disponibili più funzionalità in Chrome, ma ottieni anche un ulteriore vantaggio in termini di sicurezza dalla protezione integrata da malware e phishing in Chrome.
Poiché Google Chrome viene aggiornato automaticamente, le nuove funzionalità di Google Apps sono generalmente disponibili per la prima volta su Chrome, così come i nuovi problemi di sicurezza di solito vengono risolti. L'utilizzo di Google Chrome come unico browser Web dovrebbe essere applicato come norma all'interno della tua azienda.
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Infine e soprattutto, ogni azienda dovrebbe istruire i propri dipendenti sulla sicurezza dei dati e sui protocolli di sicurezza. I dati sono al sicuro come vogliono che siano i dipendenti. Ad esempio, le autorizzazioni di condivisione sono nelle mani dei dipendenti. Un piccolo errore di condivisione può causare un impatto su larga scala. Ci auguriamo che, seguendo questi consigli, tu possa rafforzare la sicurezza dei dati di Google Apps. Facci sapere se hai altri suggerimenti sulla sicurezza dei dati.