Mejore la seguridad de los datos de Google Apps
Si eres administrador de Google Apps, una preocupación que nunca te dejará dormir tranquilo es la “SEGURIDAD". Lo bueno es que Google te ayuda a cuidar la seguridad física de los datos de tu empresa duplicando la copia de datos en diferentes centros de datos y, por lo general, no tiene que preocuparse por la pérdida de datos causada por fallas en el disco o desastres naturales. Sin embargo, la mayoría de las pérdidas de datos en realidad son causadas por errores de los usuarios, invasión de piratas informáticos o mala administración de datos, por lo que la "SEGURIDAD" sigue siendo la primera preocupación para un administrador de Google Apps.
Para mejorar la seguridad de los datos comerciales de Google Apps, estas son algunas recomendaciones:
1 Habilitar la verificación en dos pasos
La verificación en dos pasos agrega seguridad muy necesaria a todas las cuentas de Google. Con la verificación en dos pasos habilitada, cuando un usuario inicia sesión en su cuenta de Google, se requiere un código de verificación adicional, ya sea generado desde la aplicación de su teléfono celular o recibido por mensaje de texto. Con la verificación en dos pasos, los piratas informáticos no tienen forma de ingresar a las cuentas sin acceso a los teléfonos celulares de los usuarios.
Para habilitar la verificación en dos pasos para todas las cuentas de dominio de Google Apps, el administrador debe iniciar sesión en el panel de control del dominio de Google Apps y asegurarse de que "Permitir a los usuarios activar la verificación en dos pasos" esté marcado en la página "Seguridad". .
Relacionado: Authy vs Google Authenticator
Para aplicar la verificación en dos pasos a todos los empleados (o a los empleados de una organización específica dentro de su empresa), haga clic en "Ir a la configuración avanzada para aplicar la verificación en dos pasos" y seleccione "Activar la aplicación ahora".
Nota: Antes de activar esta aplicación, debe asegurarse de que todos los empleados de su empresa entiendan qué es la autenticación en dos pasos y cómo usarla.
Actualización: Nueva solicitud de autenticación de 2 factores sin números
2 Administre los datos con cuidado cuando un empleado deja la empresa
La pérdida de datos puede ocurrir fácilmente cuando los empleados abandonan la empresa. Aquí hay varios pasos que el administrador debe seguir para que la transferencia de datos sea más segura.
a) Antes de irse, transfiera la propiedad o exporte los datos en Gmail, Google Docs, Calendar y Contacts del personal que se va a otro empleado.
b) Restablecer la contraseña del usuario cuando el empleado deja la empresa.
c) Suspender la cuenta del usuario. NO elimine la cuenta justo después de que él / ella se haya ido. Para evitar la pérdida inesperada de datos, el administrador siempre debe "suspender" la cuenta del ex-empleado durante algún tiempo (6 meses es un buen número) y luego eliminarla después de que todos los datos se hayan transferido de forma segura y completa.
3 Elija una aplicación de copia de seguridad de terceros
La solución de copia de seguridad sigue siendo muy necesaria para los datos de su empresa, incluso si están almacenados en la nube de Google.
Un buen plan de copia de seguridad puede ayudar a evitar la pérdida de valiosos datos comerciales en todo tipo de accidentes causados por empleados descuidados o piratas informáticos peligrosos. Hay varias herramientas de copia de seguridad diferentes que puede elegir en el mercado de Google Apps.
4 Usar solo cromo
Google Chrome es definitivamente el mejor navegador web para los usuarios de Google Apps. La mayoría de los servicios en la nube de Google son más compatibles con Google Chrome que con otros navegadores web. Y es más natural y conveniente trabajar en Gmail, Google Drive, Google Contacts y Calendar usando el navegador Chrome. En comparación con Firefox, Safari y el miserable IE, no solo hay más funciones disponibles en Chrome, sino que también obtiene un beneficio de seguridad adicional de la protección integrada contra malware y phishing en Chrome.
Dado que Google Chrome se actualiza automáticamente, las nuevas funciones de Google Apps suelen estar disponibles por primera vez en Chrome, así como los nuevos problemas de seguridad generalmente se solucionan primero. El uso de Google Chrome como el único navegador web debe implementarse como una política dentro de su empresa.
Relacionado: extensiones de Chrome de Google
Por último y lo más importante, todas las empresas deben educar a sus empleados sobre la seguridad de los datos y los protocolos de seguridad. Los datos están tan seguros como sus empleados quieren que estén. Por ejemplo, compartir permisos está en manos de los empleados. Un error menor al compartir puede causar un impacto a gran escala. Esperamos que, siguiendo estas recomendaciones, pueda fortalecer la seguridad de los datos de Google Apps. Háganos saber si tiene más consejos sobre la seguridad de los datos.