Zwiększ bezpieczeństwo danych Aplikacji Google
Jeśli jesteś administratorem Google Apps, jedną z obaw, które nigdy nie pozwolą Ci spać spokojnie, jest „BEZPIECZEŃSTWO". Dobre jest to, że Google pomaga zadbać o fizyczne bezpieczeństwo danych biznesowych, kopiując kopię danych na różne centra danych i generalnie nie musisz się martwić o utratę danych spowodowaną awarią dysku lub klęskami żywiołowymi.Jednak większość utraty danych jest w rzeczywistości spowodowana błędami użytkowników, inwazją hakerów lub złym zarządzaniem danymi, więc „BEZPIECZEŃSTWO” jest nadal pierwsze zmartwienie dla administratora Aplikacji Google.
Oto zalecenia, które pomogą zwiększyć bezpieczeństwo danych biznesowych w Google Apps:
1 Włącz weryfikację dwuetapową
Weryfikacja dwuetapowa dodaje bardzo potrzebne zabezpieczenia do wszystkich kont Google. Po włączeniu weryfikacji dwuetapowej, gdy użytkownik loguje się na swoje konto Google, wymagany jest dodatkowy kod weryfikacyjny, wygenerowany z aplikacji na telefon komórkowy lub otrzymany za pośrednictwem wiadomości tekstowej. Dzięki weryfikacji dwuetapowej hakerzy nie mają możliwości włamania się na konta bez dostępu do telefonów komórkowych użytkowników.
Aby włączyć weryfikację dwuetapową dla wszystkich kont w domenie Google Apps, administrator musi zalogować się do panelu sterowania domeny w Google Apps i upewnić się, że opcja „Zezwalaj użytkownikom na włączanie weryfikacji dwuetapowej” jest zaznaczona na stronie „Zabezpieczenia” .
Powiązane: Authy kontra Google Authenticator
Aby wymusić weryfikację dwuetapową wszystkich pracowników (lub pracowników określonej organizacji w Twojej firmie), kliknij „Przejdź do ustawień zaawansowanych, aby wymusić weryfikację dwuetapową” i wybierz „Włącz wymuszanie teraz”.
Uwaga: przed włączeniem tego wymuszania upewnij się, że wszyscy pracownicy w Twojej firmie rozumieją, czym jest uwierzytelnianie dwuetapowe i jak z niego korzystać.
Aktualizacja: nowy monit o uwierzytelnienie Numberless 2 Factor
2 Ostrożnie zarządzaj danymi, gdy pracownik opuszcza firmę
Utrata danych może łatwo nastąpić, gdy pracownicy odchodzą z firmy. Oto kilka kroków, które administrator powinien podjąć, aby transfer danych był bezpieczniejszy.
a) Przed odejściem przenieś własność lub wyeksportuj dane z Gmaila, Dokumentów Google, Kalendarza i Kontaktów z odchodzącego personelu na innego pracownika.
b) Zresetuj hasło użytkownika po odejściu pracownika z firmy.
c) Zawieś konto użytkownika. NIE usuwaj konta zaraz po jego opuszczeniu. Aby zapobiec nieoczekiwanej utracie danych, administrator powinien zawsze „Zawiesić” konto byłego pracownika na jakiś czas (6 miesięcy to dobra liczba), a następnie je usunąć po bezpiecznym i całkowitym przeniesieniu wszystkich danych.
3 Wybierz aplikację do tworzenia kopii zapasowych innej firmy
Rozwiązanie do tworzenia kopii zapasowych jest nadal bardzo potrzebne dla danych biznesowych, nawet jeśli są one przechowywane w chmurze Google.
Dobry plan tworzenia kopii zapasowych może pomóc zapobiec utracie cennych danych biznesowych we wszelkiego rodzaju wypadkach spowodowanych przez nieostrożnych pracowników lub niebezpiecznych hakerów. W Google Apps Marketplace można wybrać kilka różnych narzędzi do tworzenia kopii zapasowych .
4 Używaj tylko Chrome
Google Chrome to zdecydowanie najlepsza przeglądarka internetowa dla użytkowników Google Apps. Większość usług chmurowych Google jest bardziej przyjazna dla Google Chrome niż dla innych przeglądarek internetowych. Praca w Gmailu, Dysku Google, Kontaktach Google i Kalendarzu przy użyciu przeglądarki Chrome jest bardziej naturalna i wygodniejsza. W porównaniu do Firefoksa, Safari i nieszczęśliwego IE, w Chrome dostępnych jest nie tylko więcej funkcji, ale także zyskujesz dodatkowe zabezpieczenia dzięki wbudowanej ochronie przed złośliwym oprogramowaniem i phishingiem w Chrome.
Ponieważ przeglądarka Google Chrome jest aktualizowana automatycznie, nowe funkcje Google Apps są zwykle najpierw udostępniane w Chrome, a nowe problemy z zabezpieczeniami zwykle są najpierw naprawiane.Używanie Google Chrome jako jedynej przeglądarki internetowej powinno być egzekwowane jako zasady obowiązujące w Twojej firmie.
Powiązane: rozszerzenia Chrome od Google
Wreszcie, co najważniejsze, każda firma powinna edukować swoich pracowników w zakresie bezpieczeństwa danych i protokołów bezpieczeństwa. Dane są tak bezpieczne, jak chcą ich pracownicy. Na przykład uprawnienia do udostępniania leżą w rękach pracowników. Drobny błąd udostępniania może mieć wpływ na dużą skalę. Mamy nadzieję, że postępując zgodnie z tymi zaleceniami, możesz wzmocnić bezpieczeństwo danych Aplikacji Google. Daj nam znać, jeśli masz więcej wskazówek dotyczących bezpieczeństwa danych.