Verbessern Sie die Sicherheit von Google Apps-Daten
Wenn Sie ein Administrator von Google Apps sind, ist „SICHERHEIT” eine Sorge, die Sie niemals ruhig schlafen lässt. Das Gute ist: Google hilft Ihnen, sich um die physische Sicherheit Ihrer Geschäftsdaten zu kümmern, indem es die Kopie der Daten in verschiedene dupliziert Rechenzentren, und im Allgemeinen müssen Sie sich keine Sorgen über Datenverlust durch Festplattencrash oder Naturkatastrophen machen.Die meisten Datenverluste werden jedoch tatsächlich durch Benutzerfehler, Hackerangriffe oder schlechtes Datenmanagement verursacht erste Sorge für einen Google Apps-Administrator.
Hier sind Empfehlungen, um die Sicherheit Ihrer Google Apps-Geschäftsdaten zu verbessern:
1 Aktivieren Sie die Bestätigung in zwei Schritten
Die Bestätigung in zwei Schritten fügt allen Google-Konten die dringend benötigte Sicherheit hinzu. Wenn die Bestätigung in zwei Schritten aktiviert ist und sich ein Benutzer in seinem Google-Konto anmeldet, ist ein zusätzlicher Bestätigungscode erforderlich, der entweder von seiner Handy-App generiert oder per SMS empfangen wird. Mit der Bestätigung in zwei Schritten haben Hacker keine Möglichkeit, in Konten einzudringen, ohne Zugriff auf die Mobiltelefone der Benutzer zu haben.
Um die Bestätigung in zwei Schritten für alle Google Apps-Domain-Konten zu aktivieren, muss sich der Administrator beim Domain-Steuerungsfeld von Google Apps anmelden und sicherstellen, dass „Benutzern erlauben, die Bestätigung in zwei Schritten zu aktivieren” auf der Seite „Sicherheit” aktiviert ist .
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Um die Bestätigung in zwei Schritten für alle Mitarbeiter (oder Mitarbeiter in einer bestimmten Organisation innerhalb Ihres Unternehmens) zu erzwingen, klicken Sie auf „Zu den erweiterten Einstellungen wechseln, um die Bestätigung in zwei Schritten zu erzwingen” und wählen Sie „Erzwingung jetzt aktivieren”.
Hinweis: Bevor Sie diese Erzwingung aktivieren, müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verstehen, was die zweistufige Authentifizierung ist und wie sie verwendet wird.
Update: Neue nummerlose 2-Faktor-Authentifizierungsaufforderung
2 Verwalten Sie Daten sorgfältig, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt
Datenverlust kann leicht passieren, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Hier sind einige Schritte, die der Administrator unternehmen sollte, um die Datenübertragung sicherer zu machen.
a) Übertragen Sie vor dem Ausscheiden das Eigentum oder exportieren Sie Daten in Google Mail, Google Docs, Kalender und Kontakte vom ausscheidenden Mitarbeiter auf einen anderen Mitarbeiter.
b) Setzen Sie das Passwort des Benutzers zurück, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
c) Sperren des Benutzerkontos. Löschen Sie das Konto NICHT direkt nachdem er/sie gegangen ist. Um unerwarteten Datenverlust zu vermeiden, sollte der Administrator das Konto des ehemaligen Mitarbeiters immer für einige Zeit „sperren” (6 Monate sind eine gute Zahl) und es später löschen, nachdem alle Daten sicher und vollständig übertragen wurden.
3 Wählen Sie eine Backup-App eines Drittanbieters
Eine Sicherungslösung ist für Ihre Geschäftsdaten immer noch sehr notwendig, auch wenn sie in der Cloud von Google gespeichert sind.
Ein guter Backup-Plan kann helfen, den Verlust wertvoller Geschäftsdaten bei allen Arten von Unfällen zu verhindern, die von unvorsichtigen Mitarbeitern oder gefährlichen Hackern verursacht werden. Auf dem Google Apps-Marktplatz können Sie zwischen verschiedenen Backup-Tools wählen .
4 Verwenden Sie nur Chrome
Google Chrome ist definitiv der beste Webbrowser für Google Apps-Nutzer. Die meisten Cloud-Dienste von Google sind für Google Chrome benutzerfreundlicher als für andere Webbrowser. Und es ist natürlicher und bequemer, mit dem Chrome-Browser in Gmail, Google Drive, Google Kontakte und Kalender zu arbeiten. Im Vergleich zu Firefox, Safari und dem miserablen IE sind in Chrome nicht nur mehr Funktionen verfügbar, sondern Sie erhalten auch einen zusätzlichen Sicherheitsvorteil durch den integrierten Malware- und Phishing-Schutz in Chrome.
Da Google Chrome automatisch aktualisiert wird, sind neue Funktionen von Google Apps normalerweise zuerst auf Chrome verfügbar, und neue Sicherheitsprobleme werden normalerweise zuerst behoben. Die Verwendung von Google Chrome als einzigem Webbrowser sollte als Richtlinie in Ihrem Unternehmen durchgesetzt werden.
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Schließlich und vor allem sollte jedes Unternehmen seine Mitarbeiter über Datensicherheit und Sicherheitsprotokolle aufklären. Daten sind so sicher, wie ihre Mitarbeiter es wünschen. Beispielsweise liegt die Freigabeberechtigung in den Händen der Mitarbeiter. Ein kleiner Fehler beim Teilen kann große Auswirkungen haben. Wir hoffen, dass Sie durch Befolgen dieser Empfehlungen die Datensicherheit von Google Apps stärken können. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie weitere Tipps zur Datensicherheit haben.