Melhore a segurança dos dados do Google Apps
Se você é um administrador do Google Apps, uma preocupação que nunca o deixará dormir em paz é "SEGURANÇA". O bom é que o Google ajuda você a cuidar da segurança física dos dados de sua empresa duplicando a cópia dos dados em diferentes data centers e, geralmente, você não precisa se preocupar com a perda de dados causada por falha de disco ou desastres naturais. No entanto, a maioria das perdas de dados é causada por erros de usuários, invasão de hackers ou gerenciamento de dados inadequado, portanto, "SEGURANÇA" ainda é o primeira preocupação para um administrador do Google Apps.
Para aumentar a segurança de seus dados comerciais do Google Apps, aqui estão as recomendações:
1 Ative a verificação em duas etapas
A verificação em duas etapas adiciona a segurança necessária a todas as contas do Google. Com a verificação em duas etapas habilitada, quando um usuário faz login em sua conta do Google, é necessário um código de verificação extra, gerado a partir de seu aplicativo de celular ou recebido por mensagem de texto. Com a verificação em duas etapas, os hackers não têm como invadir contas sem acesso aos telefones celulares do usuário.
Para ativar a verificação em duas etapas para todas as contas de domínio do Google Apps, o administrador precisa fazer login no painel de controle do domínio do Google Apps e verificar se "Permitir que os usuários ativem a verificação em duas etapas" está marcado na página "Segurança" .
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Para aplicar a verificação em duas etapas a todos os funcionários (ou funcionários de uma organização específica dentro de sua empresa), clique em "Ir para configurações avançadas para aplicar a verificação em duas etapas" e selecione "Ativar a aplicação agora".
Observação: antes de ativar essa imposição, você precisa se certificar de que todos os funcionários da sua empresa entendam o que é a autenticação em duas etapas e como usá-la.
Atualização: Novo prompt de autenticação de 2 fatores sem número
2 Gerencie os dados com cuidado quando um funcionário deixa a empresa
A perda de dados pode acontecer facilmente quando os funcionários saem da empresa. Aqui estão várias etapas que o administrador deve seguir para tornar a transferência de dados mais segura.
a) Antes de sair, transfira a propriedade ou exporte os dados no Gmail, Google Docs, Calendário e Contatos da equipe de saída para outro funcionário.
b) Redefinir a senha do usuário quando o funcionário sair da empresa.
c) Suspender a conta do usuário. NÃO exclua a conta logo após a saída dele. Para evitar a perda inesperada de dados, o administrador deve sempre “suspender" a conta do ex-funcionário por algum tempo (6 meses é um bom número) e depois excluí-la depois que todos os dados forem transferidos de forma segura e completa.
3 Escolha um aplicativo de backup de terceiros
A solução de backup ainda é muito necessária para os dados da sua empresa, mesmo que estejam armazenados na nuvem do Google.
Um bom plano de backup pode ajudar a evitar a perda de dados preciosos da empresa em todos os tipos de acidentes causados por funcionários descuidados ou hackers perigosos. Existem várias ferramentas de backup diferentes que você pode escolher no mercado do Google Apps.
4 Use apenas o Chrome
O Google Chrome é definitivamente o melhor navegador da web para usuários do Google Apps. A maioria dos serviços em nuvem do Google são mais amigáveis ao Google Chrome do que a outros navegadores da web. E é mais natural e conveniente trabalhar no Gmail, Google Drive, Contatos do Google e Calendário usando o navegador Chrome. Comparado ao Firefox, Safari e o miserável IE, não apenas mais recursos estão disponíveis no Chrome, mas também você obtém benefícios extras de segurança com a proteção integrada contra malware e phishing no Chrome.
Como o Google Chrome é atualizado automaticamente, os novos recursos do Google Apps geralmente são disponibilizados pela primeira vez no Chrome, e novos problemas de segurança geralmente são corrigidos. Usar o Google Chrome como o único navegador da Web deve ser aplicado como uma política dentro de sua empresa.
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Por último e mais importante, toda empresa deve educar seus funcionários sobre segurança de dados e protocolos de segurança. Os dados são tão seguros quanto seus funcionários desejam. Por exemplo, as permissões de compartilhamento estão nas mãos dos funcionários. Um pequeno erro de compartilhamento pode causar impacto em grande escala. Esperamos que, seguindo essas recomendações, você possa fortalecer a segurança de dados do Google Apps. Deixe-nos saber se você tem mais dicas sobre segurança de dados.