Automaatiosta keskustellaan kaikilla toimialoilla, ja se on nykyisen teollisen vallankumouksen – digitaalisen vallankumouksen – tunnusmerkki. Ihmistyö luopuu työtehtävistä, jotka on parempi jättää algoritmien ja koneiden hoidettavaksi, ja sen sijaan työntekijät omistavat kykynsä ja älykkyytensä tärkeimpään työhön.
Mitä on työnkulkuautomaatio?
Työnkulun automatisointi poistaa ihmisen työvoiman toistuvista tietoon perustuvista tehtävistä ottamalla käyttöön teknisiä ratkaisuja. Nämä digitaaliset palvelut automatisoivat vähäpätöisiä tehtäviä ja nopeuttavat tiettyjen toimien käsittelyaikoja. Riippumatta siitä, kuinka pieni tai erityinen tietty tehtävä on, kuten tekstinkirjoitus, lomakkeiden täyttäminen, sähköpostien edelleenlähetys, tietojen syöttäminen ja sähköpostin liitetiedostojen lataaminen, on olemassa työkaluja, jotka suorittavat nämä tehtävät sekunneissa heti, kun laukaisin ilmestyy ja lisää tuottavuutta.
Työnkulun automatisoinnin edut ja haitat
Voit vain hyötyä työnkulun automatisoinnin käyttöönotosta jokapäiväisessä elämässäsi. Painetta toimia täydellä kapasiteetilla on kaikilla markkinoilla, olitpa sitten pieni, itsenäinen yritys tai huomattavan kokoinen veteraani. Maksimoi tehokkuuden ja lyhennät tiettyjen tehtävien ja prosessien suorittamiseen kuluvaa aikaa. Mikä parasta, työnkulun automatisointi poistaa inhimilliset virheet kokonaan yhtälöstä.
Huonosti toteutettu työnkulun automaatio tuottaa enemmän haittaa kuin hyötyä, ja tämä johtuu siitä, ettet ymmärrä täysin yrityksesi työprosesseja automaatioprotokollia laadittaessa. Alkuinvestointi tarvittaviin ohjelmistopalveluihin ja sovelluksiin voi olla liian jyrkkä, jotta yritykset voivat helposti hypätä trendiin.
Miksi automaatiosta pitäisi välittää?
Työpaikka, jossa ei ole tylsiä, toistuvia tehtäviä, on työpaikka, jossa työntekijät sitoutuvat helposti työtehtäviinsä. Ei merkityksetön määrä energiaa kuluu aivottomiin tehtäviin, jotka on tehtävä, mutta jätä tiimillesi vähän aikaa olla luova ja panostaa täysin siihen, mitä heiltä vaadit. Vastineeksi alkuinvestoinneista yritykset voivat panostaa tehokkuuteen, alhaisiin tuotantokustannuksiin, johdonmukaisuuteen ja turvallisuuteen.
Työnkulun automatisoinnin haasteet
Työnkulun automatisointi vaatii ennakointia ja strategista ajattelua, jotta toimistosi päivittäistä toimintaa todella tarkistetaan. Kaikille sopivaa ratkaisua ei ole, sillä jokainen yritys hoitaa omansa omalla tavallaan ja saman toimialan tehtävien erot vaihtelevat paljon yrityksittain tietyissä työtehtävissä.
Työnkulkujen ytimen ymmärtäminen
Aluksi petollisen yksinkertaista – kunhan sinä teet työtä, joten sinun pitäisi tietää – työnkulkujen ytimen ymmärtäminen ei tule itsestään selvää. Saatat luulla tietäväsi, kuinka yksittäinen prosessi jakautuu vaiheisiin, mutta sinun täytyy itse asiassa istua alas ja miettiä jokaista tehtävän suorittamisen jälkeistä toimenpidettä. Mitkä ovat kunkin työntekijän vaiheet? Mitkä ovat joukkueen askeleet? Osasto? Tällainen intiimi tieto paljastaa mahdollisuudet automatisoitumiseen.
Pullonkaulojen tunnistaminen
Kun erittelet työnkulkua ja määrität yksittäisiä vaiheita, sinun tulee huomioida tietyn prosessin kesto. Mihin työnkulku pysähtyy ja kuinka paljon aikaa kuluu tähän vaiheeseen? Tärkein kysymys on kuitenkin, miksi tämä pullonkaula ylipäätään on olemassa? Se on täällä enemmän kuin missään muualla toimintosarjassa, johon sinun tulisi kiinnittää eniten huomiota.
Liittäminen
Onnistunut automatisointi riippuu kahdesta asiasta – (1) oikeasta työkalujen valinnasta ja (2) automatisoitavien tehtävien oikeasta tunnistamisesta. Keskitytään hetkeksi työkaluihin. Jos työntekijäsi joutuvat pysymään hyvin perillä alan uutisista ja sen seurauksena menettää tunteja viikoittain verkkosivujen lukemiseen, RSS-syötteenlukija on oikea työkalu tuottavuuden parantamiseen vähentämällä klikkausten toistumista ja vieritystä. Integroi RSS-lukijat muihin palveluihin, kuten Pocket, Ever Note ja OneNote tallentaaksesi ja järjestääksesi tärkeitä artikkeleita.
Kuinka lisätä tuottavuutta työnkulun automaation avulla?
Aivan, olen keskustellut työnkulun automatisoinnin keskeisistä käsitteistä. Mitä nyt… Miten automatisoit työnkulkusi? Jos olet tehnyt työn hajottaaksesi työnkulkuja, joita tapahtuu osastoillasi, tiimeissäsi ja yksilötasolla, olet valmis jatkamaan ensimmäistä vaihetta, ja se on
Valitse tehtäväsi ja laukaisesi
Olemme tulleet asian ytimeen. Täällä voit päättää, mitä tehtäviä ohjelmistolle voidaan delegoida, olipa kyseessä laskujen lähettäminen, sähköpostin edelleenlähetys, sähköpostien liitetiedostojen lataaminen Dropboxiin, tietojen syöttäminen ja tiimin ilmoitusten lähettäminen Slackin kautta. Nämä kaikki ovat tehtäviä, jotka ponnahtavat esiin työntekijöille päivittäin, eivät vaadi taitoa ja ovat samalla virheherkkiä – lisää väärä numero johonkin tärkeään kenttään, niin näet täydellisen katastrofin.
Skaalaa ratkaisusi
Automaatioratkaisujen asteittainen käyttöönotto on oikea tie. Ota automatisointi käyttöön tehtävä kerrallaan yrityksesi osastolla, jolloin työntekijöilläsi on aikaa kasvaa luottavaisiksi uusien ohjelmistojen käyttöön ennen kuin otat käyttöön uusia protokollia. Tee tämä jokaisen yrityksen toimintokohtaisen työnkulun kohdalla, kunnes kaikki osastot on automatisoitu mahdollisimman hyvin ja vaihtavat tietoja vapaasti ilman kuluja ajallaan.
Seuraa tuloksia
Käytä nykyistä suorituskykyä KPI-arvojen vertailuarvojen määrittämiseen ja vertaa kunkin kuukauden lukuja selvittääksesi, mikä toimii, mikä ei toimi yhtä hyvin ja mikä on prosessina epäonnistunut. Tässä vaiheessa näet ponnistelusi ja alkuinvestoinnit kannattavan jollain tuntuvalla tavalla, koska tehtävän suorittamiseen kuluva aika lyhenee ja työntekijätavoitteet saavutetaan. Tutki tuloksia huolellisesti löytääksesi uusia automatisointimahdollisuuksia.