Automatyzacja przepływu pracy w celu zwiększenia produktywności — oto jak
Rozmowy o automatyce toczą się w każdej branży i jest to znak rozpoznawczy obecnej epoki rewolucji przemysłowej – rewolucji cyfrowej. Praca ludzka rezygnuje z zadań w pracy, które lepiej pozostawić algorytmom i maszynom, a zamiast tego pracownicy poświęcają swoje talenty i inteligencję pracy, która ma największe znaczenie.
Czym jest automatyzacja przepływu pracy?
Automatyzacja przepływu pracy usuwa pracę ludzką z powtarzalnych zadań opartych na informacjach poprzez wprowadzenie rozwiązań technologicznych. Te usługi cyfrowe automatyzują poboczne zadania i przyspieszają czas przetwarzania określonych działań. Bez względu na to, jak drobne lub konkretne jest dane zadanie, takie jak przepisywanie, wypełnianie formularzy, przekazywanie wiadomości e-mail, wprowadzanie danych i przesyłanie załączników do wiadomości e-mail, istnieją narzędzia, które wykonują te zadania w ciągu kilku sekund, gdy tylko pojawi się wyzwalacz i zwiększy produktywność.
Zalety i wady automatyzacji przepływu pracy
Możesz tylko zyskać na wdrażaniu automatyzacji przepływu pracy na co dzień. Na każdym rynku istnieje presja, aby działać z pełną wydajnością, niezależnie od tego, czy prowadzisz małą, niezależną firmę, czy też weterana o znacznych rozmiarach. Maksymalizujesz wydajność i skracasz czas związany z realizacją określonych zadań i procesów. Co więcej, automatyzacja przepływu pracy całkowicie usuwa błąd ludzki z równania.
Źle zaimplementowana automatyzacja przepływu pracy wyrządza więcej szkody niż pożytku, a to wynika z niepełnego zrozumienia procesów pracy w Twojej firmie podczas opracowywania protokołów automatyzacji. Początkowa inwestycja w potrzebne usługi oprogramowania i aplikacje może być zbyt stroma, aby firmy mogły łatwo wskoczyć na ten trend.
Dlaczego miałbyś dbać o automatyzację?
Miejsce pracy bez nudnych, powtarzalnych zadań to miejsce pracy, w którym pracownicy chętnie angażują się w swoje obowiązki. Niemałe ilości energii są wydawane na bezmózgie zadania, które trzeba wykonać, ale zostaw trochę czasu, aby Twój zespół był kreatywny i w pełni zainwestował w to, czego od niego wymagasz. W zamian za początkowe inwestycje firmy mogą stawiać na wydajność, niskie koszty produkcji, spójność i bezpieczeństwo.
Wyzwania automatyzacji przepływu pracy
Automatyzacja przepływu pracy wymaga przemyślenia i strategicznego myślenia, aby naprawdę zmienić sposób, w jaki Twoje biuro działa na co dzień. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, ponieważ każda firma radzi sobie z nimi na swój własny sposób, a różnice w zadaniach w ramach tego samego sektora są bardzo różne w zależności od firmy na określonych stanowiskach pracy.
Zrozumienie istoty przepływów pracy
Na początku zwodniczo proste – w końcu wykonujesz swoją pracę, więc powinieneś wiedzieć – zrozumienie istoty przepływów pracy nie przychodzi naturalnie. Możesz pomyśleć, że wiesz, jak pojedynczy proces dzieli się na kroki, ale w rzeczywistości musisz usiąść i pomyśleć o każdym działaniu podjętym w sekwencji wykonywania zadania. Jakie są kroki dla każdego pracownika? Jakie są kroki dla zespołu? Wydział? Taka intymna wiedza ujawnia możliwości automatyzacji.
Identyfikacja wąskich gardeł
Rozbijając przepływ pracy i określając poszczególne kroki, należy zwrócić uwagę na czas trwania określonego procesu. Gdzie następuje stagnacja przepływu pracy i ile czasu marnuje się na tym etapie? Najważniejsze pytanie brzmi jednak, dlaczego w ogóle istnieje to wąskie gardło? Jest to tutaj bardziej niż gdziekolwiek indziej w sekwencji działań, na które należy zwrócić największą uwagę.
Integracja
Pomyślna automatyzacja zależy od dwóch rzeczy – (1) prawidłowego doboru narzędzi oraz (2) prawidłowej identyfikacji zadań do zautomatyzowania. Skupmy się przez chwilę na narzędziach. Jeśli Twoi pracownicy muszą być dobrze poinformowani o nowościach branżowych i w rezultacie tracą godziny tygodniowo na czytaniu stron internetowych, czytnik kanałów RSS jest właściwym narzędziem do zwiększenia produktywności poprzez zmniejszenie liczby powtarzających się kliknięć i przewijania. Zintegruj czytniki RSS z innymi usługami, takimi jak Pocket, Ever Note i OneNote, aby zapisywać i organizować ważne artykuły.
Jak zwiększyć produktywność dzięki automatyzacji przepływu pracy?
Tak, omówiłem główne koncepcje automatyzacji przepływu pracy. Co teraz… Jak zautomatyzować swój przepływ pracy? Jeśli wykonałeś już pracę polegającą na rozbiciu przepływów pracy, które mają miejsce w Twoich działach, zespołach i na poziomie indywidualnym, możesz przejść do pierwszego kroku, który ma na celu:
Wybierz swoje zadania i wyzwalacze
Doszliśmy do sedna sprawy. To tutaj decydujesz, jakie zadania można delegować do oprogramowania, czy to wysyłanie faktur, przekazywanie wiadomości e-mail, przesyłanie załączników z wiadomości e-mail do Dropbox, wprowadzanie danych i wysyłanie powiadomień zespołu na Slack. To wszystko zadania, które codziennie wyskakują pracownikom, nie wymagają żadnych umiejętności, a jednocześnie są wrażliwe na błędy – dopisz zły numer w ważnym polu, a grozi Ci kompletna katastrofa.
Skaluj swoje rozwiązania
Stopniowe wprowadzanie rozwiązań automatyzacji to droga do zrobienia. Wdrażaj automatyzację jedno zadanie na raz w dziale w Twojej firmie, dając czas pracownikom na nabranie pewności w korzystaniu z nowego oprogramowania przed wprowadzeniem nowych protokołów. Zrób to dla każdego przepływu pracy specyficznego dla operacji firmy, aż wszystkie działy zostaną zautomatyzowane w najlepszy możliwy sposób i będą swobodnie wymieniać dane i informacje bez ponoszenia kosztów na czas.
Monitoruj wyniki
Użyj bieżącej wydajności, aby ustalić wartości odniesienia KPI i porównaj liczby w każdym miesiącu, aby ustalić, co działa, co nie działa tak dobrze, a co zakończyło się niepowodzeniem jako proces. Na tym etapie widzisz, że twoje wysiłki i początkowe inwestycje zwracają się w jakiś namacalny sposób poprzez skrócenie czasu wykonania zadania i zwiększenie osiąganych celów pracowniczych. Uważnie przestudiuj wyniki, aby zidentyfikować nowe możliwości automatyzacji.