Las conversaciones sobre la automatización se llevan a cabo en todas las industrias y es el sello distintivo de la era actual de la revolución industrial: la revolución digital. El trabajo humano se aleja de las tareas en el trabajo, que es mejor dejarlas en manos de algoritmos y máquinas, y en su lugar, los trabajadores dedican su talento e inteligencia al trabajo que más importa.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo elimina el trabajo humano de las tareas repetitivas basadas en información mediante la introducción de soluciones tecnológicas. Estos servicios digitales automatizan tareas menores y aceleran los tiempos de procesamiento para acciones específicas. No importa cuán minúscula o específica sea una tarea determinada, como transcribir, completar formularios, reenviar correos electrónicos, ingresar datos y cargar archivos adjuntos de correo electrónico, existen herramientas que realizan estas tareas en segundos tan pronto como se presenta un desencadenante y aumenta la productividad.
Ventajas y desventajas de la automatización del flujo de trabajo
Solo se beneficiará de la implementación de la automatización del flujo de trabajo en su día a día. La presión para desempeñarse a plena capacidad existe en todos los mercados, ya sea que se trate de una pequeña empresa independiente o de un veterano de tamaño considerable. Maximiza la eficiencia y reduce el tiempo asociado con la finalización de ciertas tareas y procesos. Mejor aún, la automatización del flujo de trabajo elimina por completo el error humano de la ecuación.
Si se implementa mal, la automatización del flujo de trabajo hace más daño que bien y esto se debe a que no comprende completamente los procesos de trabajo en su empresa al redactar los protocolos de automatización. La inversión inicial en los servicios y aplicaciones de software necesarios puede ser demasiado elevada para que las empresas se sumen fácilmente a la tendencia.
¿Por qué debería preocuparse por la automatización?
Un lugar de trabajo sin tareas aburridas y repetitivas es un lugar de trabajo donde los trabajadores se comprometen fácilmente con sus responsabilidades laborales. No se gasta una cantidad insignificante de energía en tareas sin cerebro, que tienen que hacerse, pero dejan poco tiempo para que su equipo sea creativo y se involucre completamente en lo que usted requiere de ellos. A cambio de las inversiones iniciales, las empresas pueden confiar en la eficiencia, los bajos costos de producción, la consistencia y la seguridad.
Los desafíos de la automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo requiere previsión y pensamiento estratégico para revisar verdaderamente la forma en que su oficina opera a diario. No existe una solución única para todos, ya que cada empresa maneja la suya a su manera y la diferencia de tareas dentro del mismo sector varía mucho de una empresa a otra para determinados puestos de trabajo.
Comprender el núcleo de los flujos de trabajo
Engañosamente simple al principio, después de todo, usted está haciendo el trabajo, por lo que debe saber que comprender el núcleo de los flujos de trabajo no es algo natural. Puede pensar que sabe cómo un solo proceso se divide en pasos, pero en realidad tiene que sentarse y pensar en cada acción realizada en la secuencia de completar una tarea. ¿Cuáles son los pasos para cada empleado? ¿Cuáles son los pasos para el equipo? ¿El Departamento? Tal conocimiento íntimo revela las oportunidades para automatizar.
Identificación de cuellos de botella
Al desglosar el flujo de trabajo y señalar los pasos individuales, debe tener en cuenta la duración de un determinado proceso para concluir. ¿Dónde se estanca el flujo de trabajo y cuánto tiempo se pierde en este paso? Sin embargo, la pregunta más importante es, en primer lugar, ¿ por qué existe este cuello de botella ? Es aquí más que en cualquier otro lugar en la secuencia de acciones en las que debes poner más atención.
Integración
La automatización exitosa depende de dos cosas: (1) la selección correcta de herramientas y (2) la identificación correcta de las tareas para automatizar. Centrémonos en las herramientas por un segundo. Si sus empleados deben mantenerse bien informados sobre las noticias de la industria y, como resultado, pierden horas semanales leyendo sitios web, un lector de fuentes RSS es la herramienta adecuada para aumentar la productividad a través de la reducción de la repetición de clics y desplazamientos realizados. Integre lectores de RSS con otros servicios como Pocket, Ever Note y OneNote para guardar y organizar artículos importantes.
¿Cómo aumentar la productividad con la automatización del flujo de trabajo?
Correcto, he discutido los conceptos centrales de la automatización del flujo de trabajo. Ahora qué… ¿Cómo haces para automatizar tu flujo de trabajo? Si ha hecho el trabajo de desglosar los flujos de trabajo que ocurren en sus departamentos, equipos y a nivel individual, está listo para continuar con el primer paso y es:
Elige tus tareas y disparadores
Hemos llegado al meollo del asunto. Es aquí donde decide qué tareas se pueden delegar al software, ya sea enviar facturas, reenviar un correo electrónico, cargar archivos adjuntos de correos electrónicos en Dropbox, ingresar datos y enviar notificaciones de equipo en Slack. Todas estas son tareas que aparecen todos los días para los empleados, no requieren ninguna habilidad y, al mismo tiempo, son sensibles a los errores: agregue el número incorrecto en un campo importante y verá un completo desastre.
Escala tus soluciones
La introducción gradual de soluciones de automatización es el camino a seguir. Implemente la automatización de una tarea a la vez dentro de un departamento de su empresa, dando tiempo a sus empleados para que adquieran confianza en el uso de software nuevo antes de introducir nuevos protocolos. Haga esto para cada flujo de trabajo específico de las operaciones de la empresa hasta que todos los departamentos estén automatizados lo mejor posible e intercambien datos e información libremente sin costo alguno a tiempo.
Supervisar los resultados
Utilice el rendimiento actual para establecer valores de referencia de los KPI y compare los números de cada mes para establecer qué funciona, qué no funciona tan bien y qué ha fracasado como proceso. En esta etapa, ve que sus esfuerzos e inversiones iniciales dan sus frutos de alguna manera palpable a través de la reducción del tiempo para completar una tarea y el aumento de los objetivos de los empleados alcanzados. Estudie cuidadosamente los resultados para identificar nuevos focos de oportunidad para automatizar.