Автоматизация рабочего процесса для повышения производительности — вот как
Разговоры об автоматизации ведутся в каждой отрасли, и это является отличительной чертой нынешней эпохи промышленной революции — цифровой революции. Человеческий труд уходит от задач на работе, которые лучше оставить алгоритмам и машинам, и вместо этого рабочие посвящают свои таланты и интеллект работе, которая важнее всего.
Что такое автоматизация рабочего процесса?
Автоматизация рабочих процессов избавляет человека от повторяющихся информационных задач за счет внедрения технологических решений. Эти цифровые сервисы автоматизируют рутинные задачи и сокращают время обработки определенных действий. Независимо от того, насколько незначительной или специфической является данная задача, например расшифровка, заполнение форм, пересылка электронных писем, ввод данных и загрузка вложений электронной почты, существуют инструменты, которые выполняют эти задачи за считанные секунды, как только появляется триггер, и повышают производительность.
Преимущества и недостатки автоматизации рабочего процесса
Вы только выиграете от внедрения автоматизации рабочих процессов в своей повседневной жизни. Необходимость работать на полную мощность существует на каждом рынке, независимо от того, являетесь ли вы небольшим независимым предприятием или ветераном крупного бизнеса. Вы максимизируете эффективность и сокращаете время, связанное с выполнением определенных задач и процессов. Более того, автоматизация рабочего процесса полностью исключает человеческую ошибку.
При плохой реализации автоматизация рабочих процессов приносит больше вреда, чем пользы, и это связано с неполным пониманием рабочих процессов в вашей компании при составлении протоколов автоматизации. Первоначальные инвестиции в необходимые программные услуги и приложения могут быть слишком высокими для компаний, чтобы они сразу же подхватили эту тенденцию.
Почему вы должны заботиться об автоматизации?
Рабочее место без скучных, повторяющихся задач — это рабочее место, где работники с готовностью выполняют свои рабочие обязанности. Немалое количество энергии тратится на безмозглые задачи, которые должны быть выполнены, но у вашей команды остается мало времени, чтобы проявить творческий подход и полностью вложиться в то, что вы от них требуете. В обмен на первоначальные инвестиции компании могут рассчитывать на эффективность, низкие производственные затраты, стабильность и безопасность.
Проблемы автоматизации рабочих процессов
Автоматизация рабочих процессов требует предусмотрительности и стратегического мышления, чтобы по-настоящему изменить повседневную работу вашего офиса. Универсального решения не существует, поскольку каждая компания решает свои задачи по-своему, а разница в задачах в одном и том же секторе сильно различается от компании к компании для определенных должностей.
Понимание сути рабочих процессов
Сначала обманчиво просто — в конце концов, вы выполняете работу, поэтому должны знать — понимание сути рабочих процессов не приходит само собой. Вы можете подумать, что знаете, как отдельный процесс разбивается на этапы, но на самом деле вам нужно сесть и подумать о каждом действии, предпринятом в последовательности выполнения задачи. Каковы шаги для каждого сотрудника? Каковы шаги для команды? Отделение? Такое глубокое знание открывает возможности для автоматизации.
Выявление узких мест
Разбивая рабочий процесс и определяя отдельные шаги, вы должны отметить продолжительность завершения определенного процесса. Где рабочий процесс застаивается и сколько времени тратится на этот шаг? Однако самый важный вопрос заключается в том, почему это узкое место вообще существует? Именно здесь больше, чем где-либо еще в последовательности действий, вы должны уделить больше всего внимания.
Интеграция
Успешная автоматизация зависит от двух вещей: (1) правильного выбора инструментов и (2) правильного определения задач для автоматизации. Давайте на секунду сосредоточимся на инструментах. Если ваши сотрудники должны быть в курсе отраслевых новостей и в результате еженедельно терять часы на чтение веб-сайтов, программа для чтения RSS-каналов — это правильный инструмент для повышения производительности за счет сокращения повторения кликов и прокрутки. Интегрируйте средства чтения RSS с другими службами, такими как Pocket, Ever Note и OneNote, чтобы сохранять и упорядочивать важные статьи.
Как повысить производительность с помощью автоматизации рабочего процесса?
Правильно, я обсудил основные концепции автоматизации рабочего процесса. Что теперь… Как вы собираетесь автоматизировать свой рабочий процесс? Если вы проделали работу по разбивке рабочих процессов, происходящих в ваших отделах, командах и на индивидуальном уровне, вы готовы приступить к первому шагу, а именно:
Выберите свои задачи и триггеры
Мы подошли к сути дела. Именно здесь вы решаете, какие задачи могут быть делегированы программному обеспечению, будь то отправка счетов, пересылка электронной почты, загрузка вложений из электронных писем в Dropbox, ввод данных и отправка командных уведомлений в Slack. Это все задания, которые каждый день всплывают перед сотрудниками, не требуют никаких навыков и в то же время чувствительны к ошибкам — введи не тот номер в важном поле, и смотришь на полную беду.
Масштабируйте свои решения
Постепенное внедрение решений по автоматизации — это правильный путь. Внедряйте автоматизацию одной задачи за раз в отделе вашей компании, давая вашим сотрудникам время, чтобы они стали увереннее в использовании нового программного обеспечения, прежде чем внедрять новые протоколы. Делайте это для каждого рабочего процесса, специфичного для операций компании, пока все отделы не будут максимально автоматизированы и не будут обмениваться данными и информацией свободно и без затрат вовремя.
Мониторинг результатов
Используйте текущую производительность, чтобы установить эталонные значения ключевых показателей эффективности, и сравнивайте числа за каждый месяц, чтобы определить, что работает, что не работает, а что дало обратный эффект в процессе. На этом этапе вы видите, как ваши усилия и первоначальные вложения ощутимо окупаются за счет сокращения времени на выполнение задачи и повышения показателей сотрудников. Внимательно изучите результаты, чтобы выявить новые области возможностей для автоматизации.