Le conversazioni sull'automazione si tengono in ogni settore ed è il segno distintivo dell'attuale era della rivoluzione industriale: la rivoluzione digitale. Il lavoro umano si allontana dai compiti sul lavoro, che è meglio lasciare ad algoritmi e macchine, e invece i lavoratori dedicano i loro talenti e intelligenza al lavoro che conta di più.
Che cos'è l'automazione del flusso di lavoro?
L'automazione del flusso di lavoro rimuove il lavoro umano dalle attività ripetitive basate sulle informazioni attraverso l'introduzione di soluzioni tecnologiche. Questi servizi digitali automatizzano le attività umili e accelerano i tempi di elaborazione per azioni specifiche. Non importa quanto sia minuscola o specifica una determinata attività come la trascrizione, la compilazione di moduli, l'inoltro di e-mail, l'immissione di dati e il caricamento di allegati e-mail, esistono strumenti che eseguono queste attività in pochi secondi non appena si presenta un trigger e aumentano la produttività.
Vantaggi e svantaggi dell'automazione del flusso di lavoro
Puoi solo guadagnare dall'implementazione dell'automazione del flusso di lavoro nella tua vita quotidiana. La pressione per operare a pieno regime esiste in ogni mercato, sia che tu sia una piccola azienda indipendente o un veterano di notevoli dimensioni. Massimizzi l'efficienza e riduci il tempo associato al completamento di determinate attività e processi. Meglio ancora, l'automazione del flusso di lavoro rimuove completamente l'errore umano dall'equazione.
Se implementata male, l'automazione del flusso di lavoro fa più male che bene e ciò significa non comprendere appieno i processi di lavoro nella tua azienda durante la stesura dei protocolli di automazione. L'investimento iniziale nei servizi e nelle applicazioni software necessari può essere troppo elevato per le aziende per entrare prontamente in questa tendenza.
Perché dovresti preoccuparti dell'automazione?
Un luogo di lavoro senza compiti noiosi e ripetitivi è un luogo di lavoro in cui i lavoratori si impegnano prontamente con le proprie responsabilità lavorative. Non una quantità di energia insignificante viene spesa in compiti senza cervello, che devono essere eseguiti, ma lascia poco tempo al tuo team per essere creativo e investire completamente in ciò di cui hai bisogno. In cambio degli investimenti iniziali, le aziende possono puntare su efficienza, bassi costi di produzione, coerenza e sicurezza.
Le sfide dell'automazione del flusso di lavoro
L'automazione del flusso di lavoro richiede previdenza e pensiero strategico per rivedere veramente il modo in cui il tuo ufficio opera quotidianamente. Non esiste una soluzione valida per tutti poiché ogni azienda gestisce la propria a modo suo e la differenza di compiti all'interno dello stesso settore varia molto da azienda ad azienda per determinate posizioni lavorative.
Comprendere il nucleo dei flussi di lavoro
All'inizio ingannevolmente semplice – dopotutto, stai facendo il lavoro, quindi dovresti sapere – comprendere il nucleo dei flussi di lavoro non viene naturale. Potresti pensare di sapere come un singolo processo si scompone in passaggi, ma in realtà devi sederti e pensare a ogni azione intrapresa nella sequenza di completamento di un'attività. Quali sono i passaggi per ciascun dipendente? Quali sono i passaggi per la squadra? Il Dipartimento? Tale conoscenza intima rivela le opportunità di automatizzare.
Identificazione dei colli di bottiglia
Analizzando il flusso di lavoro e individuando i singoli passaggi, dovresti prendere nota della durata della conclusione di un determinato processo. Dove ristagna il flusso di lavoro e quanto tempo viene sprecato in questo passaggio? La domanda più importante, tuttavia, è perché esiste questo collo di bottiglia in primo luogo? È qui più che altrove nella sequenza di azioni a cui dovresti prestare la massima attenzione.
Integrazione
Il successo dell'automazione dipende da due cose: (1) la corretta selezione degli strumenti e (2) la corretta identificazione delle attività da automatizzare. Concentriamoci sugli strumenti per un secondo. Se i tuoi dipendenti devono rimanere ben informati sulle novità del settore e di conseguenza perdono ore settimanali a leggere siti web, un lettore di feed RSS è lo strumento giusto per aumentare la produttività attraverso la riduzione della ripetizione dei clic e dello scrolling effettuato. Integra i lettori RSS con altri servizi come Pocket, Ever Note e OneNote per salvare e organizzare articoli importanti.
Come aumentare la produttività con l'automazione del flusso di lavoro?
Giusto, ho discusso i concetti centrali dell'automazione del flusso di lavoro. E adesso… Come fai ad automatizzare il tuo flusso di lavoro? Se hai svolto il lavoro per scomporre i flussi di lavoro che si verificano nei tuoi dipartimenti, team e a livello individuale, sei pronto per procedere con il primo passaggio e cioè:
Scegli i tuoi compiti e trigger
Siamo arrivati al nocciolo della questione. È qui che decidi quali attività possono essere delegate al software, sia che si tratti di inviare fatture, inoltrare un'e-mail, caricare allegati da e-mail su Dropbox, inserire dati e inviare notifiche al team su Slack. Queste sono tutte attività che compaiono ogni giorno per i dipendenti, non richiedono alcuna competenza e allo stesso tempo sono sensibili agli errori: aggiungi il numero sbagliato in un campo importante e stai affrontando un disastro completo.
Scala le tue soluzioni
L'introduzione graduale di soluzioni di automazione è la strada da percorrere. Implementa l'automazione un'attività alla volta all'interno di un dipartimento della tua azienda, dando ai tuoi dipendenti il tempo di acquisire sicurezza nell'uso del nuovo software prima di introdurre nuovi protocolli. Esegui questa operazione per ogni flusso di lavoro specifico per le operazioni dell'azienda fino a quando tutti i reparti non saranno automatizzati al meglio possibile e scambieranno dati e informazioni liberamente e senza spese in tempo.
Monitora i risultati
Usa le prestazioni attuali per stabilire i valori di riferimento dei KPI e confrontare i numeri di ogni mese per stabilire cosa funziona, cosa non funziona altrettanto bene e cosa si è ritorto contro come processo. In questa fase, vedi i tuoi sforzi e gli investimenti iniziali ripagare in qualche modo palpabile attraverso la riduzione del tempo necessario per completare un'attività e l'aumento degli obiettivi dei dipendenti raggiunti. Studia attentamente i risultati per identificare nuove tasche di opportunità per automatizzare.