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Automatisation du flux de travail pour augmenter la productivité – Voici comment

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Des conversations sur l'automatisation ont lieu dans toutes les industries et c'est la marque de l'ère actuelle de la révolution industrielle – la révolution numérique. Le travail humain se retire des tâches au travail, qu'il vaut mieux laisser aux algorithmes et aux machines, et à la place, les travailleurs consacrent leurs talents et leur intelligence au travail qui compte le plus.

Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail ?

L'automatisation des flux de travail élimine le travail humain des tâches répétitives basées sur l'information grâce à l'introduction de solutions technologiques. Ces services numériques automatisent les tâches subalternes et accélèrent les délais de traitement pour des actions spécifiques. Quelle que soit la taille ou la spécificité d'une tâche donnée, telle que la transcription, le remplissage de formulaires, le transfert d'e-mails, la saisie de données et le téléchargement de pièces jointes, il existe des outils qui effectuent ces tâches en quelques secondes dès qu'un déclencheur se présente et augmente la productivité.

Avantages et inconvénients de l'automatisation du workflow

Vous ne gagnez qu'à mettre en œuvre l'automatisation des flux de travail dans votre quotidien. La pression pour fonctionner à pleine capacité existe sur tous les marchés, que vous soyez une petite entreprise indépendante ou un vétéran de taille considérable. Vous maximisez l'efficacité et réduisez le temps associé à l'achèvement de certaines tâches et processus. Mieux encore, l'automatisation du flux de travail élimine entièrement l'erreur humaine de l'équation.

Si elle est mal mise en œuvre, l'automatisation du flux de travail fait plus de mal que de bien et cela provient d'une mauvaise compréhension des processus de travail dans votre entreprise lors de la rédaction des protocoles d'automatisation. L'investissement initial dans les services logiciels et les applications nécessaires peut être trop élevé pour que les entreprises sautent facilement sur la tendance.

Pourquoi devriez-vous vous soucier de l'automatisation ?

Un lieu de travail sans tâches ennuyeuses et répétitives est un lieu de travail où les travailleurs s'engagent facilement dans leurs responsabilités professionnelles. Pas une quantité insignifiante d'énergie est dépensée dans des tâches insensées, qui doivent être faites, mais laissez peu de temps à votre équipe pour être créative et s'investir pleinement dans ce que vous attendez d'elle. En échange des investissements initiaux, les entreprises peuvent miser sur l'efficacité, les faibles coûts de production, la cohérence et la sécurité.

Les défis de l'automatisation des flux de travail

L'automatisation des flux de travail nécessite de la prévoyance et une réflexion stratégique pour vraiment repenser le fonctionnement quotidien de votre bureau. Il n'y a pas de solution unique car chaque entreprise gère la sienne à sa manière et la différence des tâches au sein d'un même secteur varie beaucoup d'une entreprise à l'autre pour certains postes. 

Comprendre le cœur des workflows

D'une simplicité trompeuse au début – après tout, vous faites le travail, vous devez donc le savoir – comprendre le cœur des flux de travail ne vient pas naturellement. Vous pensez peut-être savoir comment un processus unique se décompose en étapes, mais vous devez en fait vous asseoir et réfléchir à chaque action entreprise dans la séquence d'exécution d'une tâche. Quelles sont les étapes pour chaque employé? Quelles sont les étapes pour l'équipe? Le département? Une telle connaissance intime révèle les possibilités d'automatisation. 

Identifier les goulots d'étranglement

En décomposant le flux de travail et en identifiant les étapes individuelles, vous devez noter la durée nécessaire à la conclusion d'un certain processus. Où le flux de travail stagne-t-il et combien de temps est perdu sur cette étape ? La question la plus importante, cependant, est pourquoi ce goulot d'étranglement existe-t-il en premier lieu? C'est ici plus qu'ailleurs dans la séquence d'actions auxquelles vous devez accorder le plus d'attention.

L'intégration

Une automatisation réussie repose sur deux choses : (1) la sélection correcte des outils et (2) l'identification correcte des tâches à automatiser. Concentrons-nous un instant sur les outils. Si vos employés doivent rester bien informés sur l'actualité de l'industrie et par conséquent perdre des heures hebdomadaires sur la lecture de sites Web, un lecteur de flux RSS est le bon outil pour augmenter la productivité en réduisant la répétition des clics et des défilements effectués. Intégrez des lecteurs RSS à d'autres services tels que Pocket, Ever Note et OneNote pour enregistrer et organiser les articles importants.

Comment augmenter la productivité avec l'automatisation des flux de travail ?

Bon, j'ai discuté des concepts centraux de l'automatisation du flux de travail. Et maintenant… Comment procédez-vous pour automatiser votre flux de travail? Si vous avez fait le travail en décomposant les flux de travail qui se produisent dans vos départements, équipes et au niveau individuel, vous êtes prêt à passer à la première étape et c'est à-

Choisissez vos tâches et déclencheurs

Nous sommes arrivés au vif du sujet. C'est ici que vous décidez quelles tâches peuvent être déléguées au logiciel, qu'il s'agisse d'envoyer des factures, de transférer un e-mail, de télécharger des pièces jointes d'e-mails sur Dropbox, de saisir des données et d'envoyer des notifications d'équipe sur Slack. Ce sont toutes des tâches qui apparaissent tous les jours pour les employés, ne nécessitent aucune compétence et sont en même temps sensibles aux erreurs – ajoutez le mauvais numéro dans un champ important et vous êtes face à un désastre complet.

Faites évoluer vos solutions

L'introduction progressive de solutions d'automatisation est la voie à suivre. Mettez en œuvre l'automatisation une tâche à la fois au sein d'un service de votre entreprise, en laissant le temps à vos employés de se familiariser avec l'utilisation de nouveaux logiciels avant d'introduire de nouveaux protocoles. Faites cela pour chaque flux de travail spécifique aux opérations de l'entreprise jusqu'à ce que tous les départements soient automatisés au mieux et échangent des données et des informations librement sans frais et dans les délais.

Surveiller les résultats

Utilisez les performances actuelles pour établir des valeurs de référence des KPI et comparez les chiffres chaque mois pour déterminer ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas aussi bien et ce qui a échoué en tant que processus. À ce stade, vous voyez vos efforts et vos investissements initiaux porter leurs fruits de manière tangible grâce à la réduction du temps nécessaire pour accomplir une tâche et à l'augmentation des objectifs d'employés atteints. Étudiez attentivement les résultats pour identifier de nouvelles poches d'opportunité à automatiser.

Source d'enregistrement: www.gtricks.com

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