Samtal om automation hålls i alla branscher och det är kännetecknet för den nuvarande eran av den industriella revolutionen – den digitala revolutionen. Mänskligt arbete går ner från uppgifter på jobbet, som bättre överlåts till algoritmer och maskiner, och istället ägnar arbetarna sina talanger och intelligens till det arbete som betyder mest.
Vad är arbetsflödesautomatisering?
Arbetsflödesautomatisering tar bort mänsklig arbetskraft från repetitiva informationsbaserade uppgifter genom införandet av tekniska lösningar. Dessa digitala tjänster automatiserar underordnade uppgifter och påskyndar bearbetningstiderna för specifika åtgärder. Oavsett hur liten eller specifik en viss uppgift är som att transkribera, fylla i formulär, vidarebefordra e-post, inmatning av data och ladda upp e-postbilagor, finns det verktyg som utför dessa uppgifter på några sekunder så fort en utlösare dyker upp och ökar produktiviteten.
För- och nackdelar med automatisering av arbetsflöden
Du kan bara tjäna på att implementera automatisering av arbetsflöden i din vardag. Pressen att prestera med full kapacitet finns på alla marknader, oavsett om du är ett litet, oberoende företag eller en veteran av betydande storlek. Du maximerar effektiviteten och minskar tiden förknippad med slutförandet av vissa uppgifter och processer. Ännu bättre är att automatisering av arbetsflöden helt tar bort mänskliga fel från ekvationen.
Om den implementeras dåligt, gör arbetsflödesautomation mer skada än nytta, och det beror på att du inte helt förstår arbetsprocesserna i ditt företag när du utarbetar automationsprotokoll. Den initiala investeringen i nödvändiga mjukvarutjänster och applikationer kan vara för brant för företag att lätt hoppa på trenden.
Varför ska du bry dig om automatisering?
En arbetsplats utan tråkiga, repetitiva uppgifter är en arbetsplats där arbetare enkelt engagerar sig i sina arbetsuppgifter. Inte en obetydlig mängd energi går åt till hjärnlösa uppgifter, som måste göras, men lämna lite tid för ditt team att vara kreativa och investera sig fullt ut i vad du kräver av dem. I utbyte mot initiala investeringar kan företag förlita sig på effektivitet, låga produktionskostnader, konsekvens och säkerhet.
Utmaningarna med Workflow Automation
Arbetsflödesautomatisering kräver eftertanke och strategiskt tänkande för att verkligen se över hur ditt kontor fungerar dagligen. Det finns ingen lösning som passar alla eftersom varje företag sköter sina på sitt eget sätt och skillnaden i arbetsuppgifter inom samma bransch varierar mycket från företag till företag för vissa befattningar.
Förstå kärnan i arbetsflöden
Bedrägligt enkelt till en början – trots allt gör du jobbet, så du borde veta det – att förstå kärnan i arbetsflöden kommer inte naturligt. Du kanske tror att du vet hur en enskild process delas upp i steg, men du måste faktiskt sitta ner och tänka på varje åtgärd som vidtas i sekvensen av att slutföra en uppgift. Vilka är stegen för varje anställd? Vilka är stegen för laget? Avdelningen? Sådan intim kunskap avslöjar möjligheterna att automatisera.
Identifiera flaskhalsar
När du bryter ner arbetsflödet och pekar ut individuella steg bör du notera hur länge en viss process ska avslutas. Var stagnerar arbetsflödet och hur mycket tid slösas bort på detta steg? Den viktigaste frågan är dock varför denna flaskhals existerar i första hand? Det är här mer än någon annanstans i sekvensen av åtgärder du bör lägga mest uppmärksamhet på.
Integration
Framgångsrik automatisering beror på två saker – (1) rätt val av verktyg och (2) korrekt identifiering av uppgifter som ska automatiseras. Låt oss fokusera på verktygen för en sekund. Om dina anställda måste hålla sig välinformerade om branschnyheter och som ett resultat förlorar timmar varje vecka på att läsa webbplatser, är en RSS-läsare det rätta verktyget för att öka produktiviteten genom att minska upprepningen av klick och gjorda rullningar. Integrera RSS-läsare med andra tjänster som Pocket, Ever Note och OneNote för att spara och organisera viktiga artiklar.
Hur kan man öka produktiviteten med automatisering av arbetsflöden?
Ja, jag har diskuterat de centrala koncepten för automatisering av arbetsflöden. Vad nu… Hur går du tillväga för att automatisera ditt arbetsflöde? Om du har gjort arbetet med att bryta ner de arbetsflöden som sker på dina avdelningar, team och på individuell nivå, är du redo att gå vidare med det första steget och det är att-
Välj dina uppgifter och utlösare
Vi har kommit till kärnan i saken. Det är här du bestämmer vilka uppgifter som kan delegeras till programvaran oavsett om det är att skicka ut fakturor, vidarebefordra ett e-postmeddelande, ladda upp bilagor från e-postmeddelanden till Dropbox, datainmatning och skicka teamaviseringar på Slack. Det här är alla uppgifter som dyker upp varje dag för de anställda, kräver ingen skicklighet och samtidigt är felkänsliga – lägg till fel nummer i ett viktigt fält och du ser en total katastrof.
Skala dina lösningar
Det gradvisa införandet av automationslösningar är vägen att gå. Implementera automatisering en uppgift i taget inom en avdelning i ditt företag, och ge dina anställda tid att bli trygga i att använda ny programvara innan du introducerar nya protokoll. Gör detta för varje arbetsflöde specifikt för företagets verksamhet tills alla avdelningar är så automatiserade som möjligt och utbyter data och information fritt utan kostnad i tid.
Övervaka resultat
Använd nuvarande prestanda för att fastställa benchmarkvärden för KPI:er och jämför siffrorna för varje månad för att fastställa vad som fungerar, vad som inte fungerar lika bra och vad som har slagit tillbaka som en process. I detta skede ser du dina ansträngningar och initiala investeringar löna sig på något påtagligt sätt genom att minska tiden för att slutföra en uppgift och ökade medarbetarmål uppnådda. Studera resultaten noggrant för att identifiera nya möjligheter att automatisera.