Vestlusi automatiseerimise teemadel peetakse igas tööstusharus ja see on praeguse tööstusrevolutsiooni ajastu – digirevolutsiooni – tunnus. Inimtöö loobub tööülesannetest, mis on parem jätta algoritmide ja masinate hooleks, ning selle asemel pühendavad töötajad oma anded ja intelligentsus kõige olulisemale tööle.
Mis on töövoo automatiseerimine?
Töövoo automatiseerimine eemaldab tehnoloogiliste lahenduste kasutuselevõtu kaudu inimtööjõu korduvatest teabepõhistest ülesannetest. Need digitaalteenused automatiseerivad tühiseid ülesandeid ja kiirendavad konkreetsete toimingute töötlemisaega. Ükskõik kui väike või konkreetne antud ülesanne (nt transkribeerimine, vormide täitmine, meilide edastamine, andmete sisestamine ja meilimanuste üleslaadimine) ka poleks, on olemas tööriistad, mis täidavad need toimingud sekunditega niipea, kui päästiku ilmub, ja tõstab tootlikkust.
Töövoo automatiseerimise eelised ja puudused
Töövoo automatiseerimise igapäevasest rakendamisest saate ainult kasu. Surve täisvõimsusel tegutsemiseks on olemas igal turul, olenemata sellest, kas olete väike iseseisev ettevõte või märkimisväärse suurusega veteran. Maksimeerite tõhusust ja vähendate teatud ülesannete ja protsesside täitmisega seotud aega. Veelgi parem, töövoo automatiseerimine eemaldab võrrandist täielikult inimlikud vead.
Kui töövoo automatiseerimine on halvasti rakendatud, toob see rohkem kahju kui kasu ja see seisneb selles, et automatiseerimisprotokolli koostades ei mõisteta täielikult teie ettevõtte tööprotsesse. Esialgne investeering vajalikesse tarkvarateenustesse ja rakendustesse võib olla liiga järsk, et ettevõtted saaksid kiiresti trendile hüpata.
Miks peaksite automatiseerimisest hoolima?
Töökoht, kus pole nüri ja korduvaid ülesandeid, on töökoht, kus töötajad täidavad oma töökohustusi kergesti. Ajuvabadele ülesannetele, mis tuleb ära teha, ei kuluta vähe energiat, kuid jätab vähe aega, et teie meeskond oleks loominguline ja panustaks täielikult sellesse, mida te neilt nõuate. Alginvesteeringute eest saavad ettevõtted panustada tõhususe, madalate tootmiskulude, järjepidevuse ja ohutuse poole .
Töövoo automatiseerimise väljakutsed
Töövoo automatiseerimine nõuab ettenägelikkust ja strateegilist mõtlemist, et teie kontori igapäevast toimimist tõeliselt põhjalikult kontrollida. Pole olemas universaalset lahendust, kuna iga ettevõte tegeleb oma ülesannetega omal moel ja tööülesannete erinevus samas sektoris on ettevõtteti teatud ametikohtade puhul väga erinev.
Töövoogude tuuma mõistmine
Alguses petlikult lihtne – lõppude lõpuks teete seda tööd, nii et peaksite teadma – töövoogude tuuma mõistmine ei tule iseenesest. Võite arvata, et teate, kuidas üks protsess etappideks jaguneb, kuid tegelikult peate maha istuma ja mõtlema igale toimingule, mida ülesande täitmisel tehakse. Millised on sammud iga töötaja jaoks? Millised on meeskonna sammud? Osakond? Sellised intiimsed teadmised paljastavad automatiseerimise võimalused.
Kitsaskohtade tuvastamine
Töövoo jaotamisel ja üksikute sammude määramisel peaksite tähele panema teatud protsessi lõpuleviimise kestust. Kuhu jääb töövoog soiku ja kui palju aega sellele sammule raisatakse? Kõige olulisem küsimus on aga, miks see kitsaskoht üldse eksisteerib? See on siin rohkem kui kusagil mujal tegevuste jadas, millele peaksite kõige rohkem tähelepanu pöörama.
Integratsioon
Edukas automatiseerimine sõltub kahest asjast – (1) õigest tööriistade valikust ja (2) automatiseeritavate ülesannete õigest tuvastamisest. Keskendume korraks tööriistadele. Kui teie töötajad peavad olema valdkonna uudistega kursis ja seetõttu kaotavad iganädalaselt tunde veebisaitide lugemisel, on RSS-kanali lugeja õige tööriist tootlikkuse tõstmiseks, vähendades klikkide kordumist ja kerimist. Oluliste artiklite salvestamiseks ja korraldamiseks integreerige RSS-lugejad teiste teenustega, nagu Pocket, Ever Note ja OneNote.
Kuidas töövoo automatiseerimisega tootlikkust tõsta?
Õige, ma olen arutanud töövoo automatiseerimise keskseid kontseptsioone. Mis nüüd… Kuidas te oma töövoogu automatiseerite? Kui olete teinud oma osakondades, meeskondades ja üksikisiku tasandil toimuvate töövoogude lagunemise töö ära, olete valmis jätkama esimese sammuga ja see on
Valige oma ülesanded ja käivitajad
Oleme jõudnud asja tuumani. Siin saate otsustada, milliseid ülesandeid saab tarkvarale delegeerida, olgu selleks arvete saatmine, e-kirjade edastamine, e-kirjade manuste üleslaadimine Dropboxi, andmete sisestamine ja meeskonna teatiste saatmine Slacki. Need on kõik ülesanded, mis töötajatele iga päev esile kerkivad, ei nõua oskusi ja on samas veatundlikud – lisage olulisele väljale vale number ja näete täielikku katastroofi.
Skaalake oma lahendusi
Automatiseerimislahenduste järkjärguline kasutuselevõtt on õige tee. Rakendage oma ettevõtte osakonnas automatiseerimist üks ülesanne korraga, andes oma töötajatele aega, et enne uute protokollide kasutuselevõttu muutuda enesekindlaks uue tarkvara kasutamisel. Tehke seda iga ettevõtte tegevusele omase töövoo puhul, kuni kõik osakonnad on võimalikult hästi automatiseeritud ning vahetavad andmeid ja teavet vabalt ja õigel ajal kuluta.
Jälgige tulemusi
Kasutage KPI-de võrdlusväärtuste määramiseks praegust jõudlust ja võrrelge iga kuu numbreid, et teha kindlaks, mis töötab, mis ei tööta nii hästi ja mis on protsessina tagasi kukkunud. Selles etapis näete, et teie jõupingutused ja esialgsed investeeringud tasuvad end mingil käegakatsutaval viisil ära, kuna ülesande täitmiseks kuluv aeg väheneb ja töötajate eesmärgid on saavutatud. Uurige tulemusi hoolikalt, et leida uusi automatiseerimisvõimalusi.