Розмови про автоматизацію ведуться в кожній галузі, і це є ознакою нинішньої ери промислової революції – цифрової революції. Людська праця відступає від завдань на роботі, які краще залишити алгоритмам і машинам, а натомість працівники присвячують свої таланти та інтелект роботі, яка має найбільше значення.
Що таке автоматизація робочого процесу?
Автоматизація робочого процесу усуває людську працю від повторюваних інформаційних завдань завдяки впровадженню технологічних рішень. Ці цифрові сервіси автоматизують чорні завдання та прискорюють обробку конкретних дій. Незалежно від того, наскільки мізерним чи специфічним є завдання, як-от транскрибування, заповнення форм, пересилання електронних листів, введення даних і завантаження вкладень електронних листів, існують інструменти, які виконують ці завдання за лічені секунди, щойно з'являється тригер, і підвищують продуктивність.
Переваги та недоліки автоматизації документообігу
Ви тільки виграєте від впровадження автоматизації робочого процесу у свій день у день. Треба працювати на повну потужність існує на кожному ринку, незалежно від того, чи є ви малим незалежним бізнесом чи ветераном значного розміру. Ви максимізуєте ефективність і скорочуєте час, пов’язаний із виконанням певних завдань і процесів. А ще краще, автоматизація робочого процесу повністю виключає людські помилки з рівняння.
У разі неправильного впровадження автоматизація робочого процесу приносить більше шкоди, ніж користі, і це пов’язано з неповним розумінням робочих процесів у вашій компанії під час розробки протоколів автоматизації. Початкові інвестиції в необхідні програмні послуги та програми можуть бути занадто значними для компаній, щоб легко стрибнути на цю тенденцію.
Чому вам потрібно піклуватися про автоматизацію?
Робоче місце без нудних, повторюваних завдань — це робоче місце, де працівники охоче виконують свої робочі обов’язки. Немало енергії витрачається на виконання безглуздих завдань, які потрібно виконувати, але залишайте мало часу для вашої команди, щоб проявити творчість і повністю інвестувати в те, що ви від неї вимагаєте. В обмін на початкові інвестиції компанії можуть розраховувати на ефективність, низькі витрати виробництва, послідовність і безпеку.
Проблеми автоматизації робочого процесу
Автоматизація робочого процесу вимагає продуманості та стратегічного мислення, щоб справді повністю змінити те, як працює ваш офіс щодня. Немає універсального рішення, оскільки кожна компанія виконує свої завдання по-своєму, а різниця в завданнях в одному секторі значно відрізняється від компанії до компанії для певних посад.
Розуміння суті робочих процесів
Спочатку оманливо просто – врешті-решт, ви виконуєте роботу, тож ви повинні знати – розуміння суті робочих процесів не приходить природно. Вам може здатися, що ви знаєте, як один процес розбивається на кроки, але насправді вам потрібно сісти й подумати про кожну дію, виконану в послідовності виконання завдання. Які кроки для кожного працівника? Які кроки для команди? Відділ? Такі глибокі знання відкривають можливості для автоматизації.
Виявлення вузьких місць
Розбиваючи робочий процес і визначаючи окремі кроки, ви повинні звернути увагу на тривалість певного процесу, який потрібно завершити. Де зупиняється робочий процес і скільки часу витрачається на цей крок? Однак найважливіше питання полягає в тому, чому це вузьке місце взагалі існує? Саме тут більше ніж будь-де в послідовності дій вам слід приділити найбільшу увагу.
Інтеграція
Успішна автоматизація залежить від двох речей – (1) правильного вибору інструментів і (2) правильного визначення завдань для автоматизації. Зупинимося на секунду на інструментах. Якщо ваші співробітники мають бути в курсі галузевих новин і, як наслідок, щотижня втрачають години на читання веб-сайтів, програма для читання каналів RSS є правильним інструментом для підвищення продуктивності завдяки зменшенню кількості повторюваних кліків і прокручування. Інтегруйте засоби читання RSS з іншими службами, такими як Pocket, Ever Note і OneNote, щоб зберігати та впорядковувати важливі статті.
Як підвищити продуктивність за допомогою автоматизації робочого процесу?
Так, я обговорив основні поняття автоматизації робочого процесу. Що тепер… Як автоматизувати свій робочий процес? Якщо ви виконали роботу з розбиття робочих процесів, які відбуваються у ваших відділах, командах та на індивідуальному рівні, ви готові продовжити перший крок, а це:
Виберіть свої завдання та тригери
Ми підійшли до суті справи. Саме тут ви вирішуєте, які завдання можна делегувати програмному забезпеченню: надсилання рахунків-фактур, пересилання електронних листів, завантаження вкладень із електронних листів у Dropbox, введення даних і надсилання командних сповіщень у Slack. Усе це завдання, які щодня виникають перед працівниками, не вимагають жодних навичок і водночас чутливі до помилок – додайте неправильне число у важливому полі, і вас чекає повна катастрофа.
Масштабуйте свої рішення
Поступове впровадження рішень автоматизації – це шлях. Впроваджуйте автоматизацію одне завдання за раз у відділі вашої компанії, даючи час вашим співробітникам стати впевненішими у використанні нового програмного забезпечення, перш ніж запроваджувати нові протоколи. Робіть це для кожного робочого процесу, що стосується операцій компанії, доки всі відділи не будуть максимально автоматизовані та обмінюватимуться даними та інформацією вільно та без будь-яких витрат вчасно.
Відстежуйте результати
Використовуйте поточну продуктивність, щоб встановити контрольні значення ключових показників ефективності та порівнювати числа за кожен місяць, щоб визначити, що працює, що не працює добре, а що має негативний результат як процес. На цьому етапі ви бачите, що ваші зусилля та початкові інвестиції певним чином окупаються через скорочення часу на виконання завдання та збільшення досягнутих цілей співробітників. Уважно вивчіть результати, щоб виявити нові можливості для автоматизації.