As conversas sobre automação são realizadas em todos os setores e é a marca registrada da era atual da revolução industrial – a revolução digital. O trabalho humano desce das tarefas no trabalho, que são melhor deixar para algoritmos e máquinas e, em vez disso, os trabalhadores dedicam seus talentos e inteligência ao trabalho que mais importa.
O que é automação de fluxo de trabalho?
A automação do fluxo de trabalho remove o trabalho humano de tarefas repetitivas baseadas em informações por meio da introdução de soluções tecnológicas. Esses serviços digitais automatizam tarefas domésticas e aceleram os tempos de processamento para ações específicas. Não importa quão minúscula ou específica seja uma determinada tarefa, como transcrição, preenchimento de formulários, encaminhamento de e-mails, entrada de dados e upload de anexos de e-mail, existem ferramentas que realizam essas tarefas em segundos assim que um gatilho se apresenta e aumenta a produtividade.
Vantagens e desvantagens da automação do fluxo de trabalho
Você só tem a ganhar com a implementação da automação do fluxo de trabalho no seu dia-a-dia. A pressão para atingir a capacidade total existe em todos os mercados, seja você uma empresa pequena e independente ou um veterano de tamanho considerável. Você maximiza a eficiência e reduz o tempo associado à conclusão de determinadas tarefas e processos. Melhor ainda, a automação do fluxo de trabalho remove totalmente o erro humano da equação.
Se mal implementada, a automação do fluxo de trabalho faz mais mal do que bem e isso se deve ao não entendimento completo dos processos de trabalho em sua empresa ao elaborar protocolos de automação. O investimento inicial em serviços e aplicativos de software necessários pode ser muito alto para que as empresas saltem prontamente para a tendência.
Por que você deve se preocupar com a automação?
Um local de trabalho sem tarefas monótonas e repetitivas é um local de trabalho onde os trabalhadores se envolvem prontamente com suas responsabilidades de trabalho. Não é uma quantidade insignificante de energia gasta em tarefas sem cérebro, que precisam ser feitas, mas deixa pouco tempo para sua equipe ser criativa e investir totalmente no que você exige deles. Em troca dos investimentos iniciais, as empresas podem contar com eficiência, baixo custo de produção, consistência e segurança.
Os desafios da automação do fluxo de trabalho
A automação do fluxo de trabalho requer premeditação e pensamento estratégico para realmente revisar como seu escritório opera diariamente. Não existe uma solução única, pois cada empresa lida com a sua à sua maneira e a diferença de tarefas dentro do mesmo setor varia muito de empresa para empresa para determinados cargos.
Entendendo o núcleo dos fluxos de trabalho
Decepcionantemente simples no início – afinal, você está fazendo o trabalho, então você deve saber – entender o núcleo dos fluxos de trabalho não vem naturalmente. Você pode pensar que sabe como um único processo se divide em etapas, mas na verdade você precisa sentar e pensar em cada ação realizada na sequência de conclusão de uma tarefa. Quais são as etapas para cada funcionário? Quais são os passos para a equipe? O Departamento? Esse conhecimento íntimo revela as oportunidades para automatizar.
Identificando gargalos
Ao dividir o fluxo de trabalho e identificar etapas individuais, você deve observar a duração de um determinado processo para ser concluído. Onde o fluxo de trabalho fica estagnado e quanto tempo é desperdiçado nesta etapa? A questão mais importante, no entanto, é por que esse gargalo existe em primeiro lugar? Está aqui mais do que em qualquer outro lugar na sequência de ações em que você deve colocar mais atenção.
Integração
A automação bem-sucedida depende de duas coisas – (1) a seleção correta de ferramentas e (2) a identificação correta das tarefas a serem automatizadas. Vamos nos concentrar nas ferramentas por um segundo. Se seus funcionários precisam se manter bem informados sobre as novidades do setor e com isso perdem horas semanais na leitura de sites, um leitor de feed RSS é a ferramenta certa para aumentar a produtividade através da redução da repetição de cliques e rolagem realizada. Integre leitores RSS com outros serviços como Pocket, Ever Note e OneNote para salvar e organizar artigos importantes.
Como aumentar a produtividade com a automação do fluxo de trabalho?
Certo, discuti os conceitos centrais da automação do fluxo de trabalho. E agora… Como você automatiza seu fluxo de trabalho? Se você fez o trabalho de detalhar os fluxos de trabalho que acontecem em seus departamentos, equipes e em nível individual, está pronto para prosseguir com a primeira etapa, que é:
Escolha suas tarefas e gatilhos
Chegamos ao cerne da questão. É aqui que você decide quais tarefas podem ser delegadas ao software, seja enviar faturas, encaminhar um e-mail, enviar anexos de e-mails para o Dropbox, inserir dados e enviar notificações de equipe no Slack. Essas são todas as tarefas que surgem todos os dias para os funcionários, não exigem nenhuma habilidade e, ao mesmo tempo, são sensíveis a erros – adicione o número errado em um campo importante e você estará diante de um desastre completo.
Dimensione suas soluções
A introdução gradual de soluções de automação é o caminho a percorrer. Implemente a automação de uma tarefa por vez dentro de um departamento em sua empresa, dando tempo para que seus funcionários cresçam confiantes no uso de novos softwares antes de introduzir novos protocolos. Faça isso para cada fluxo de trabalho específico para as operações da empresa até que todos os departamentos sejam automatizados da melhor forma possível e troquem dados e informações livremente, sem gastar tempo.
Monitorar resultados
Use o desempenho atual para estabelecer valores de referência de KPIs e compare os números a cada mês para estabelecer o que funciona, o que não funciona tão bem e o que saiu pela culatra como um processo. Nesse estágio, você vê seus esforços e investimentos iniciais serem recompensados de maneira palpável por meio da redução do tempo para concluir uma tarefa e do aumento das metas dos funcionários alcançadas. Estude cuidadosamente os resultados para identificar novos bolsões de oportunidades para automatizar.