Workflow-Automatisierung zur Steigerung der Produktivität – So geht’s
Gespräche über Automatisierung werden in jeder Branche geführt und sie ist das Markenzeichen der aktuellen Ära der industriellen Revolution – der digitalen Revolution. Die menschliche Arbeit tritt von Aufgaben bei der Arbeit zurück, die besser Algorithmen und Maschinen überlassen werden sollten, und stattdessen widmen die Arbeiter ihre Talente und ihre Intelligenz der Arbeit, die am wichtigsten ist.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Durch die Einführung technologischer Lösungen wird durch die Workflow -Automatisierung menschliche Arbeit von sich wiederholenden informationsbasierten Aufgaben abgezogen. Diese digitalen Dienste automatisieren einfache Aufgaben und beschleunigen die Bearbeitungszeiten für bestimmte Aktionen. Ganz gleich, wie winzig oder spezifisch eine bestimmte Aufgabe ist, z. B. Transkription, Formulare ausfüllen, E-Mails weiterleiten, Daten eingeben und E-Mail-Anhänge hochladen, es gibt Tools, die diese Aufgaben in Sekundenschnelle erledigen, sobald ein Auslöser auftritt, und die Produktivität steigern.
Vor- und Nachteile der Workflow-Automatisierung
Sie können nur davon profitieren, wenn Sie die Workflow-Automatisierung in Ihrem Alltag implementieren. Der Leistungsdruck besteht in jedem Markt, egal ob Sie ein kleines, unabhängiges Unternehmen oder ein Veteran von beträchtlicher Größe sind. Sie maximieren die Effizienz und reduzieren die Zeit, die mit der Erledigung bestimmter Aufgaben und Prozesse verbunden ist. Besser noch, die Workflow-Automatisierung eliminiert menschliche Fehler vollständig aus der Gleichung.
Bei schlechter Implementierung schadet die Workflow-Automatisierung mehr als sie nützt, und dies liegt daran, dass Sie die Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen bei der Erstellung von Automatisierungsprotokollen nicht vollständig verstehen. Die anfängliche Investition in benötigte Softwaredienste und -anwendungen kann zu hoch sein, als dass Unternehmen ohne weiteres auf diesen Trend aufspringen könnten.
Warum sollten Sie sich für Automatisierung interessieren?
Ein Arbeitsplatz ohne langweilige, sich wiederholende Aufgaben ist ein Arbeitsplatz, an dem sich die Arbeitnehmer bereitwillig mit ihren Arbeitsaufgaben befassen. Nicht unerheblich viel Energie wird für hirnlose Aufgaben aufgewendet, die erledigt werden müssen, aber lassen Sie Ihrem Team wenig Zeit, kreativ zu sein und sich voll und ganz in das zu investieren, was Sie von ihm verlangen. Als Gegenleistung für Anfangsinvestitionen können Unternehmen auf Effizienz, niedrige Produktionskosten, Konsistenz und Sicherheit setzen.
Die Herausforderungen der Workflow-Automatisierung
Die Workflow-Automatisierung erfordert vorausschauendes und strategisches Denken, um den täglichen Betrieb Ihres Büros wirklich zu überarbeiten. Es gibt keine Einheitslösung, da jedes Unternehmen seine eigene Art und Weise handhabt und die Aufgabenunterschiede innerhalb derselben Branche für bestimmte Stellen von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sind.
Den Kern von Workflows verstehen
Anfangs trügerisch einfach – schließlich machen Sie den Job, also sollten Sie es wissen –, den Kern von Workflows zu verstehen, ist nicht selbstverständlich. Sie denken vielleicht, Sie wüssten, wie ein einzelner Prozess in Schritte unterteilt ist, aber Sie müssen sich tatsächlich hinsetzen und über jede Aktion nachdenken, die in der Abfolge der Erledigung einer Aufgabe durchgeführt wird. Was sind die Schritte für jeden Mitarbeiter? Was sind die Schritte für das Team? Die Abteilung? Dieses intime Wissen offenbart die Möglichkeiten zur Automatisierung.
Engpässe erkennen
Bei der Aufschlüsselung des Arbeitsablaufs und der genauen Bestimmung einzelner Schritte sollten Sie die Dauer bis zum Abschluss eines bestimmten Prozesses beachten. Wo stagniert der Workflow und wie viel Zeit wird mit diesem Schritt verschwendet? Die wichtigste Frage ist jedoch, warum gibt es diesen Engpass überhaupt? Es ist hier mehr als irgendwo sonst in der Abfolge von Aktionen, denen Sie die meiste Aufmerksamkeit schenken sollten.
Integration
Eine erfolgreiche Automatisierung hängt von zwei Dingen ab – (1) der richtigen Auswahl der Tools und (2) der richtigen Identifizierung der zu automatisierenden Aufgaben. Konzentrieren wir uns für eine Sekunde auf die Werkzeuge. Wenn Ihre Mitarbeiter über Branchenneuigkeiten auf dem Laufenden bleiben müssen und dadurch wöchentlich Stunden mit dem Lesen von Websites verlieren, ist ein RSS-Feed-Reader das richtige Tool, um die Produktivität durch die Reduzierung der Wiederholung von Klicks und Scrollvorgängen zu steigern. Integrieren Sie RSS-Reader in andere Dienste wie Pocket, Ever Note und OneNote, um wichtige Artikel zu speichern und zu organisieren.
Wie lässt sich die Produktivität durch Workflow-Automatisierung steigern?
Richtig, ich habe die zentralen Konzepte der Workflow-Automatisierung besprochen. Was nun… Wie gehen Sie vor, um Ihren Workflow zu automatisieren? Wenn Sie die Arbeitsabläufe in Ihren Abteilungen, Teams und auf individueller Ebene aufgeschlüsselt haben, sind Sie bereit, mit dem ersten Schritt fortzufahren, und das ist:
Wählen Sie Ihre Aufgaben und Auslöser
Wir sind zum Kern der Sache gekommen. Hier entscheiden Sie, welche Aufgaben an die Software delegiert werden können, sei es das Versenden von Rechnungen, das Weiterleiten einer E-Mail, das Hochladen von Anhängen aus E-Mails in Dropbox, die Dateneingabe und das Senden von Teambenachrichtigungen auf Slack. All das sind Aufgaben, die jeden Tag für Mitarbeiter auftauchen, kein Geschick erfordern und gleichzeitig fehleranfällig sind – fügt man in einem wichtigen Feld die falsche Zahl hinzu, steht man vor einem kompletten Desaster.
Skalieren Sie Ihre Lösungen
Die schrittweise Einführung von Automatisierungslösungen ist der richtige Weg. Implementieren Sie die Automatisierung eine Aufgabe nach der anderen in einer Abteilung Ihres Unternehmens und geben Sie Ihren Mitarbeitern Zeit, sich im Umgang mit neuer Software sicher zu fühlen, bevor Sie neue Protokolle einführen. Tun Sie dies für jeden unternehmensspezifischen Workflow, bis alle Abteilungen bestmöglich automatisiert sind und Daten und Informationen frei und ohne Zeitaufwand austauschen.
Ergebnisse überwachen
Verwenden Sie die aktuelle Leistung, um Benchmark-Werte von KPIs festzulegen, und vergleichen Sie die Zahlen für jeden Monat, um festzustellen, was funktioniert, was nicht so gut funktioniert und was als Prozess nach hinten losgegangen ist. In dieser Phase sehen Sie, dass sich Ihre Bemühungen und anfänglichen Investitionen spürbar auszahlen, indem die Zeit für die Erledigung einer Aufgabe verkürzt und die Mitarbeiterziele erreicht werden. Untersuchen Sie die Ergebnisse sorgfältig, um neue Möglichkeiten zur Automatisierung zu identifizieren.