Kopioi Gmailin liitteet suoraan Dropboxiin
Jos työskentelet ympäristössä, jossa paljon asiakirjoja kiertää sähköpostitse, on helppo unohtaa ne, mikä johtaa usein sekavaan työtilaan. Yksinkertaisin tapa järjestää on pitää kaikki liitteet yhdessä paikassa, arkistossa, kuten Google Drive tai Dropbox. Koska manuaalinen tallennus ei ole vaihtoehto, kun joudut käsittelemään suuria määriä viestejä, voimme käyttää IFTTT:tä Gmailin liitteiden tallentamiseen suoraan Dropbox-tilille.
Niille teistä, jotka eivät tunne sitä, IFTTT (If This Then That) on alusta, jolla voit luoda yksinkertaisia sääntöjä sovellusten yhdistämiseksi ja pyytää niitä suorittamaan tiettyjä toimintoja automaattisesti. Voimme luoda automatisoituja tehtäviä, jotka näyttävät "Kun saan uuden asian A:ssa, tee tämä toinen asia B:ssä". IFTTT on luotettava palvelu ja se on erittäin hyödyllinen monissa tapauksissa, kokeile niitä, vaikka et tarvitse Gmailia Dropbox-integraatio.
Tallenna kaikki liitteet Dropboxiin
Tämä resepti on yksinkertaisin, koska se ei sisällä suodatusta – se yksinkertaisesti tallentaa kaiken Gmail-sähköpostiin liitetyn sellaisenaan. Voit tehdä tämän seuraavasti:
1) Yhdistä Gmail- ja Dropbox-tilisi IFTTT-reseptilinkin kautta.
2) Kun olet muodostanut yhteyden, valitse tai luo omalle tilillesi Dropbox-kansio, johon haluat liitteiden automaattisesti menevän.
3) Lisää nyt vain resepti IFTTT-tilillesi.
Tallenna liitteet sähköpostiviesteistä, joissa on tietty tunniste
Vaikka ensimmäinen sääntö varmistaa, että kaikki liitteet tallennetaan Dropboxiin viesteistä riippumatta, tarvitsemme usein vain muutaman valitun sähköpostin liitetiedoston kopioimista varten. Tämä toinen resepti ratkaisee ongelmamme valita valikoivasti sähköpostit, joiden liitteet tallennetaan. Kun olet valtuuttanut ja lisännyt reseptin, sinun on määritettävä Gmail-tunniste ja kansion nimi Lisäasetuksissa. Kun se on aktivoitu, sääntö käynnistyy, kun lisäät valitun tunnisteen sähköpostiin, jolloin liitteet kopioidaan valitsemaasi Dropbox-kansioon.
Järjestä Gmailin liitteet lähettäjän osoitteen mukaan Dropboxissa
Toinen paranneltu lähestymistapa yllä olevaan yleiseen ohjeeseen on tallentaa Gmail-liitteet lähettäjän osoitteiden mukaan. Tämän reseptin aktivoinnin jälkeen aina kun postilaatikkoosi saapuu uusi liite, se kopioidaan automaattisesti uuteen kansioon, jossa on lähettäjän sähköpostiosoite Dropboxissa. Nämä kansiot lajitellaan oletusarvoisesti aakkosjärjestyksessä.
Jos haluat lisätä Dropbox-tiedostoja suoraan Gmail-viesteihin, sinun tulee kokeilla virallista "Gmail for Dropbox" Chrome-laajennusta. Tämän avulla voit kätevästi jakaa ja tarkastella Dropbox-tiedostoja Gmailissa.
Jos Dropbox ei ole suosikkipilvivarastosi, voit selata muita IFTTT-reseptejä Google Drivelle, Boxille tai OneDrivelle. Huomaa vain, että joka tapauksessa voit tallentaa vain enintään 30 Mt:n tiedostoja. Mutta hyvä uutinen on, että mikä tahansa yllä olevista resepteistä on saatavilla jopa 180 iteraatiossa, joten älä lannistu, jos kohtaat teknisiä ongelmia – autamme siinä tapauksessa mielellämme.