Kopiera Gmail-bilagor till Dropbox direkt
Om du arbetar i en miljö där många dokument cirkuleras via e-post är det lätt att tappa reda på dem, vilket ofta resulterar i en oorganiserad arbetsyta. Det enklaste sättet att organisera är att ha alla bilagor på ett ställe, ett arkiv som Google Drive eller Dropbox. Eftersom manuell lagring inte är ett alternativ när du måste hantera stora mängder e-postmeddelanden, kan vi använda IFTTT för att spara Gmail – bilagor direkt i Dropbox-kontot.
För er som inte är bekanta med det är IFTTT (If This Then That) en plattform för att skapa enkla regler för att ansluta appar och be dem att utföra särskilda åtgärder automatiskt. Vi kan skapa automatiserade uppgifter som ser ut som "När jag får en ny sak i A, gör den här andra saken i B". IFTTT är en pålitlig tjänst och den är ganska användbar i många olika fall, prova dem även om du inte behöver Gmail Dropbox-integration.
Spara alla dina bilagor i Dropbox
Det här receptet är det enklaste, eftersom det inte ger någon filtrering – det sparar helt enkelt allt som är bifogat till Gmails e-postmeddelanden som det är. För att göra detta, följ dessa steg:
1) Anslut ditt Gmail- och Dropbox-konto via IFTTT-receptlänken.
2) När du har anslutit, välj eller skapa Dropbox-mappen på ditt eget konto dit du vill att bilagorna ska hamna automatiskt.
3) Lägg nu bara till receptet på ditt IFTTT-konto.
Spara bilagor från e-postmeddelanden som har en specifik etikett
Även om den första regeln säkerställer att alla bilagor sparas i Dropbox oavsett e-post, behöver vi ofta bara ett fåtal utvalda e-postbilagor för att bli kopierade. Detta andra recept löser vårt problem med att selektivt välja e-postmeddelanden vars bilagor kommer att sparas. Efter att ha auktoriserat och lagt till receptet måste du ange en Gmail-etikett och ett mappnamn under Avancerade inställningar. När den har aktiverats kommer regeln att utlösas när du ska applicera vald etikett på e-posten, vilket resulterar i en kopia av bilagor till din valda Dropbox-mapp.
Ordna Gmail-bilagor efter avsändarens adress i Dropbox
Ett annat förbättrat tillvägagångssätt till ovanstående allmänna recept är att spara Gmail-bilagor efter avsändarens adresser. När du har aktiverat det här receptet, när en ny bilaga hamnar i din brevlåda, kommer den automatiskt att kopieras under en ny mapp som heter avsändarens e-postadress i Dropbox. Dessa mappar kommer att sorteras alfabetiskt som standard för din bekvämlighet.
Om du funderar på att infoga Dropbox-filer direkt i Gmail-meddelanden, bör du prova det officiella Chrome-tillägget "Gmail for Dropbox". Detta låter dig enkelt dela och visa Dropbox-filer i Gmail.
Om Dropbox inte är ditt favoritmolnlager kan du leta efter andra IFTTT-recept för Google Drive, Box eller OneDrive. Observera bara att du i alla fall bara kan spara filer med en storlek på maximalt 30 MB. Men den goda nyheten är att något av ovanstående recept finns i så många som 180 iterationer, så bli inte avskräckt om du stöter på några tekniska problem – som vi i så fall gärna hjälper till.