Copia gli allegati di Gmail direttamente su Dropbox
Se lavori in un ambiente in cui molti documenti vengono fatti circolare via e-mail, è facile perderne traccia, spesso con conseguente disorganizzazione dello spazio di lavoro. Il modo più semplice per organizzare è avere tutti gli allegati in un unico posto, un repository come Google Drive o Dropbox. Poiché il salvataggio manuale non è un'opzione quando devi gestire grandi quantità di e-mail, possiamo utilizzare IFTTT per salvare gli allegati di Gmail direttamente nell'account Dropbox.
Per quelli di voi che non lo conoscono, IFTTT (If This Then That) è una piattaforma per creare semplici regole per connettere app e chiedere loro di eseguire automaticamente determinate azioni. Possiamo creare attività automatizzate che assomigliano a "Quando ricevo una cosa nuova in A, fai quest'altra cosa in B". IFTTT è un servizio affidabile ed è abbastanza utile in una varietà di casi, provali anche se non hai bisogno di Gmail Integrazione con Dropbox.
Salva tutti i tuoi allegati su Dropbox
Questa ricetta è la più semplice, in quanto non fornisce filtri: salva semplicemente tutto ciò che è allegato alle e-mail di Gmail così com'è. Per fare ciò, segui questi passaggi:
1) Collega il tuo account Gmail e Dropbox tramite il link della ricetta IFTTT.
2) Dopo la connessione, seleziona o crea la cartella Dropbox sul tuo account in cui desideri che gli allegati vadano automaticamente.
3) Ora aggiungi la ricetta al tuo account IFTTT.
Salva gli allegati dalle e-mail con un'etichetta specifica
Sebbene la prima regola assicuri che tutti gli allegati vengano salvati in Dropbox indipendentemente dai messaggi di posta, spesso abbiamo bisogno solo di alcuni allegati di posta selezionati per essere copiati. Questa seconda ricetta risolve il nostro problema di scegliere selettivamente i messaggi di posta i cui allegati verranno salvati. Dopo aver autorizzato e aggiunto la ricetta, dovrai specificare un'etichetta Gmail e un nome di cartella in Impostazioni avanzate. Una volta attivata, la regola verrà attivata quando applichi l'etichetta selezionata alla posta, con conseguente copia degli allegati nella cartella Dropbox scelta.
Organizza gli allegati di Gmail in base all'indirizzo del mittente in Dropbox
Un altro approccio migliorato alla ricetta generale di cui sopra consiste nel salvare gli allegati di Gmail in base agli indirizzi del mittente. Dopo aver attivato questa ricetta, ogni volta che un nuovo allegato arriva nella tua casella di posta, verrà automaticamente copiato in una nuova cartella denominata con l'indirizzo email del mittente in Dropbox. Queste cartelle saranno ordinate alfabeticamente per impostazione predefinita per tua comodità.
Se stai cercando di inserire i file Dropbox direttamente nei messaggi di Gmail, dovresti provare l'estensione ufficiale di Chrome "Gmail per Dropbox". Ciò ti consentirà di condividere e visualizzare comodamente i file Dropbox all'interno di Gmail.
Se Dropbox non è il tuo repository cloud preferito, puoi cercare altre ricette IFTTT per Google Drive, Box o OneDrive. Tieni presente che in ogni caso puoi salvare solo file con una dimensione massima di 30 MB. Ma la buona notizia è che una qualsiasi delle ricette di cui sopra è disponibile in ben 180 iterazioni, quindi non scoraggiarti se riscontri problemi tecnici, che, in tal caso, saremo felici di aiutarti.