Copier directement les pièces jointes Gmail dans Dropbox

Si vous travaillez dans un environnement où de nombreux documents sont diffusés par e-mail, il est facile d’en perdre la trace, ce qui entraîne souvent un espace de travail désorganisé. La façon la plus simple d’organiser est d’avoir toutes les pièces jointes en un seul endroit, un référentiel tel que Google Drive ou Dropbox. Étant donné que l’enregistrement manuel n’est pas une option lorsque vous devez traiter un grand nombre de courriers, nous pouvons utiliser IFTTT pour enregistrer les pièces jointes Gmail directement dans le compte Dropbox.

Pour ceux d’entre vous qui ne le connaissent pas, IFTTT (If This Then That) est une plate-forme permettant de créer des règles simples pour connecter des applications et leur demander d’effectuer automatiquement des actions particulières. Nous pouvons créer des tâches automatisées qui ressemblent à "Quand je reçois une nouvelle chose en A, fais cette autre chose en B". IFTTT est un service fiable et il est très utile dans divers cas, essayez-les même si vous n’avez pas besoin de Gmail Intégration Dropbox.

Enregistrez toutes vos pièces jointes dans Dropbox

Cette recette est la plus simple, car elle ne fournit aucun filtrage – elle enregistre simplement tout ce qui est joint aux e-mails Gmail tels quels. Pour ce faire, suivez ces étapes :

1) Connectez votre compte Gmail et Dropbox via le lien de recette IFTTT.
2) Après vous être connecté, sélectionnez ou créez le dossier Dropbox sur votre propre compte où vous souhaitez que les pièces jointes aillent automatiquement.
3) Maintenant, ajoutez simplement la recette à votre compte IFTTT.

Enregistrer les pièces jointes des e-mails ayant une étiquette spécifique

Bien que la première règle garantisse que toutes les pièces jointes sont enregistrées dans Dropbox, quels que soient les e-mails, nous n’avons souvent besoin que de quelques pièces jointes sélectionnées pour être copiées. Cette deuxième recette résout notre problème pour choisir sélectivement les mails dont les pièces jointes seront enregistrées. Après avoir autorisé et ajouté la recette, vous devrez spécifier une étiquette Gmail et un nom de dossier dans les paramètres avancés. Une fois activée, la règle sera déclenchée lorsque vous appliquerez l’étiquette sélectionnée au courrier, ce qui entraînera une copie des pièces jointes dans le dossier Dropbox de votre choix.

Organiser les pièces jointes Gmail par adresse de l’expéditeur dans Dropbox

Une autre approche améliorée de la recette générale ci-dessus consiste à enregistrer les pièces jointes Gmail par adresses d’expéditeur. Après avoir activé cette recette, chaque fois qu’une nouvelle pièce jointe atterrit dans votre boîte aux lettres, elle sera automatiquement copiée dans un nouveau dossier nommé avec l’adresse e-mail de l’expéditeur dans Dropbox. Ces dossiers seront triés par ordre alphabétique par défaut pour votre commodité.

Si vous cherchez à insérer des fichiers Dropbox directement dans les messages Gmail, vous devriez essayer l’extension Chrome officielle "Gmail pour Dropbox". Cela vous permettra de partager et d’afficher facilement des fichiers Dropbox dans Gmail.

Si Dropbox n’est pas votre référentiel cloud préféré, vous pouvez rechercher d’autres recettes IFTTT pour Google Drive, Box ou OneDrive. Notez simplement que dans tous les cas, vous ne pouvez enregistrer que des fichiers d’une taille maximale de 30 Mo. Mais la bonne nouvelle est que l’une des recettes ci-dessus est disponible en 180 itérations, alors ne vous découragez pas si vous rencontrez des problèmes techniques – auquel cas, nous serons heureux de vous aider.