Kopieren Sie Gmail-Anhänge direkt in Dropbox
Wenn Sie in einer Umgebung arbeiten, in der viele Dokumente per E-Mail zirkulieren, kann man leicht den Überblick verlieren, was oft zu einem unorganisierten Arbeitsplatz führt. Die einfachste Art der Organisation besteht darin, alle Anhänge an einem Ort zu haben, einem Repository wie Google Drive oder Dropbox. Da das manuelle Speichern bei einer großen Menge von E-Mails keine Option ist, können wir IFTTT verwenden, um Gmail – Anhänge direkt im Dropbox-Konto zu speichern.
Für diejenigen unter Ihnen, die damit nicht vertraut sind, ist IFTTT (If This Then That) eine Plattform zum Erstellen einfacher Regeln zum Verbinden von Apps und zum automatischen Ausführen bestimmter Aktionen. Wir können automatisierte Aufgaben erstellen, die so aussehen: „Wenn ich eine neue Sache in A bekomme, mache diese andere Sache in B”. Dropbox-Integration.
Speichern Sie alle Ihre Anhänge in Dropbox
Dieses Rezept ist das einfachste, da es keine Filterung bietet – es speichert einfach alles, was an Gmail-E-Mails angehängt ist, so wie es ist. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
1) Verbinden Sie Ihr Gmail- und Dropbox-Konto über den IFTTT-Rezeptlink.
2) Nachdem Sie sich verbunden haben, wählen oder erstellen Sie den Dropbox-Ordner in Ihrem eigenen Konto, in den die Anhänge automatisch verschoben werden sollen.
3) Fügen Sie das Rezept jetzt einfach Ihrem IFTTT-Konto hinzu.
Speichern Sie Anhänge von E-Mails mit einem bestimmten Label
Obwohl die erste Regel dafür sorgt, dass alle Anhänge unabhängig von E-Mails in Dropbox gespeichert werden, brauchen wir oft nur wenige ausgewählte E-Mail-Anhänge, um kopiert zu werden. Dieses zweite Rezept löst unser Problem, Mails selektiv auszuwählen, deren Anhänge gespeichert werden. Nachdem Sie das Rezept autorisiert und hinzugefügt haben, müssen Sie unter Erweiterte Einstellungen ein Gmail-Label und einen Ordnernamen angeben. Nach der Aktivierung wird die Regel ausgelöst, wenn Sie das ausgewählte Label auf die E-Mail anwenden, was zu einer Kopie der Anhänge in Ihrem ausgewählten Dropbox-Ordner führt.
Organisieren Sie Gmail-Anhänge nach Absenderadresse in Dropbox
Ein weiterer verbesserter Ansatz für das obige allgemeine Rezept besteht darin, Gmail-Anhänge nach Absenderadressen zu speichern. Nachdem Sie dieses Rezept aktiviert haben, wird ein neuer Anhang, der in Ihrem Postfach landet, automatisch in einen neuen Ordner mit dem Namen der E-Mail-Adresse des Absenders in Dropbox kopiert. Diese Ordner werden zu Ihrer Bequemlichkeit standardmäßig alphabetisch sortiert.
Wenn Sie Dropbox-Dateien direkt in Gmail-Nachrichten einfügen möchten, sollten Sie die offizielle Chrome-Erweiterung „Gmail for Dropbox” ausprobieren. Auf diese Weise können Sie Dropbox-Dateien bequem in Gmail teilen und anzeigen.
Wenn Dropbox nicht Ihr bevorzugtes Cloud-Repository ist, können Sie nach anderen IFTTT-Rezepten für Google Drive, Box oder OneDrive suchen. Beachten Sie nur, dass Sie in jedem Fall nur Dateien mit einer Größe von maximal 30 MB speichern können. Aber die gute Nachricht ist, dass jedes der oben genannten Rezepte in bis zu 180 Iterationen verfügbar ist, also lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie auf technische Probleme stoßen – in diesem Fall helfen wir Ihnen gerne weiter.