Копіюйте вкладення Gmail безпосередньо в Dropbox
Якщо ви працюєте в середовищі, де багато документів передається електронною поштою, їх легко втратити, що часто призводить до дезорганізації робочого простору. Найпростіший спосіб організувати – це мати всі вкладення в одному місці, сховищі, наприклад Google Drive або Dropbox. Оскільки ручне збереження неможливе, якщо вам доводиться мати справу з великою кількістю листів, ми можемо використовувати IFTTT для збереження вкладень Gmail безпосередньо в обліковому записі Dropbox.
Для тих із вас, хто з цим не знайомий, IFTTT (If This Then That) — це платформа для створення простих правил для підключення додатків і прохання до їх автоматичного виконання певних дій. Ми можемо створювати автоматичні завдання, які виглядають як «Коли я отримую щось нове в A, зробіть інше в B». IFTTT — це надійна служба, яка дуже корисна в багатьох випадках. Спробуйте їх, навіть якщо вам не потрібен Gmail Інтеграція Dropbox.
Збережіть усі свої вкладення в Dropbox
Цей рецепт є найпростішим, оскільки він не передбачає фільтрації – він просто зберігає все, що вкладено до електронних листів Gmail, як є. Для цього виконайте такі дії:
1) Підключіть облікові записи Gmail і Dropbox за допомогою посилання на рецепт IFTTT.
2) Після підключення виберіть або створіть папку Dropbox у своєму обліковому записі, куди ви хочете автоматично переміщувати вкладені файли.
3) Тепер просто додайте рецепт до свого облікового запису IFTTT.
Зберігайте вкладення з електронних листів із певною міткою
Хоча перше правило гарантує, що всі вкладення зберігаються в Dropbox, незалежно від листів, часто для копіювання потрібно лише кілька вибраних вкладень електронної пошти. Цей другий рецепт вирішує нашу проблему з вибірковим вибором листів, вкладення яких буде збережено. Після авторизації та додавання рецепту вам потрібно буде вказати мітку Gmail і назву папки в розділі «Додаткові налаштування». Після активації це правило запрацює, коли ви застосовуєте вибрану мітку до електронного листа, що призведе до копіювання вкладених файлів у вибрану папку Dropbox.
Упорядкуйте вкладення Gmail за адресою відправника в Dropbox
Ще один розширений підхід до наведеного вище загального рецепту полягає у збереженні вкладень Gmail за адресами відправників. Після активації цього рецепту щоразу, коли нове вкладення потрапляє у вашу поштову скриньку, воно автоматично копіюватиметься в нову папку з назвою електронної адреси відправника в Dropbox. Ці папки будуть відсортовані за замовчуванням за алфавітом для вашої зручності.
Якщо ви хочете вставити файли Dropbox безпосередньо в повідомлення Gmail, то вам слід спробувати офіційне розширення Chrome «Gmail для Dropbox». Це дозволить вам зручно ділитися та переглядати файли Dropbox у Gmail.
Якщо Dropbox не є вашим улюбленим хмарним сховищем, ви можете переглянути інші рецепти IFTTT для Google Drive, Box або OneDrive. Зверніть увагу, що в будь-якому випадку ви можете зберігати лише файли розміром не більше 30 Мб. Але хороша новина полягає в тому, що будь-який із наведених вище рецептів доступний у 180 ітераціях, тож не засмучуйтесь, якщо у вас виникнуть технічні проблеми – у такому випадку ми з радістю допоможемо.