👍 Тут зібрані цікаві новини, секрети та поради щодо продуктів від google. все для google drive, android, calendar, chrome, gmail, docs...

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

20

Вам коли-небудь доводилося гортати та гортати незліченну кількість електронних листів у вашій скриньці вхідних повідомлень Gmail? Ви також витрачаєте години на пошук одного конкретного електронного листа, щоб дізнатися, що видалили його помилково? Якщо так, то ви не самотні.

Багато з нас щодня проходять через цю боротьбу, оскільки ми не до кінця розуміємо дивовижні функції, які пропонує нам Gmail. Наприклад, однією з цих дивовижних функцій є функція архівування, яка дає змогу керувати папкою "Вхідні" без необхідності видаляти електронні листи.

Замість того, щоб видаляти свої електронні листи та шкодувати про них пізніше, ви можете скористатися функцією архівування, щоб архівувати свої електронні листи. Він розміщує всі ваші заархівовані електронні листи в папці «Уся пошта».

Таким чином, ви можете будь-коли переглядати важливі листи вхідних повідомлень, не відволікаючись. Ви також можете будь-коли отримати доступ до заархівованих електронних листів, не втрачаючи їх. Це також допомагає зменшити споживання пам'яті Gmail.

Хоча ви можете архівувати електронні листи вручну за допомогою кнопки «Архівувати» вгорі, це може бути досить громіздким, коли щогодини надходять десятки електронних листів. Щоб допомогти вам у цьому, я покажу вам, як автоматично архівувати електронні листи на основі типу електронної пошти або часу, коли вона знаходиться у вашій папці "Вхідні".

Спосіб №1: Створення фільтра для автоматичного архівування листів

Для автоматичного архівування електронних листів спершу потрібно створити фільтр. Фільтр визначить тип електронних листів, які ви хочете архівувати.

Запустіть Gmail.com на своєму ПК.

У рядку пошуку введіть in:inbox older_than: 1y і натисніть Enter. Ви можете замінити 1y на номер вашої подоби. Тут буква «y» означає рік. Використовуйте «m» для місяця та «d» для дня.

Далі натисніть Розширений пошук.

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

Знову введіть older_than: 1y у полі Містить слова та натисніть Створити фільтр. Потім натисніть OK.

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

Відкриється новий ящик. Поставте прапорець біля опції «Пропустити папку «Вхідні» (заархівувати її). Також установіть прапорець Позначити як прочитане, якщо ви хочете позначати електронні листи старше 1 року як прочитані.

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

Позначте опцію «Також застосувати фільтр до відповідних розмов» і натисніть «Створити фільтр».

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

Після виконання цих дій усі ваші електронні листи за рік тому буде позначено як прочитані, видалено з папки «Вхідні» та переміщено до папки «Уся пошта».

Спосіб №2: Створіть мітку для автоматичного архівування

Мітка автоматичного архівування також є простим виправленням для архівування ваших електронних листів. Мене, наприклад, дуже дратують усі сповіщення та інформаційні бюлетені, які надходять кожні п’ять хвилин! 

Ви можете легко подолати це, створивши мітку для автоматичного архівування.

Щоб створити цей фільтр, виконайте наведені нижче дії.

Запустіть Gmail.com на комп’ютері та перейдіть до налаштувань Gmail, клацнувши значок шестірні.

Натисніть Переглянути всі налаштування.

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

Угорі натисніть вкладку «Мітки ».

Прокрутіть униз і натисніть «Створити нову мітку».

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

У полі назви введіть auto-archive і натисніть «Створити».

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

Використання мітки автоархівування

Тепер, створивши мітку для автоматичного архівування, ви можете використовувати її для архівування певних типів електронних листів. Для демонстрації я збираюся заархівувати електронні листи з дайджесту Quora.

У папці «Вхідні» відкрийте електронний лист із дайджесту Quora та натисніть меню з трьома крапками у верхньому правому куті.

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

У меню, що відкриється, натисніть Фільтрувати такі повідомлення.

Натисніть «Створити фільтр» і встановіть прапорець «Застосувати мітку».

Потім клацніть спадне меню поруч із пунктом «Застосувати мітку» та виберіть нещодавно створену мітку автоматичного архівування . Поставте прапорець поруч із Застосувати фільтр до відповідних консервацій і натисніть Створити фільтр.

2 способи автоматично архівувати електронні листи в Gmail

Примітка. Ви також повинні встановити прапорець «Пропускати папку «Вхідні », щоб перемістити ці електронні листи з папки «Вхідні» безпосередньо до мітки автоматичного архівування.

Тепер усі електронні листи з дайджесту Quora буде переміщено до папки автоархівування, звідки до них можна буде легко отримати доступ.

Заключні думки

Я точно рекомендую архівувати електронні листи автоматично, якщо ви хочете легко керувати своєю папкою "Вхідні". Видалення ваших електронних листів не тільки даремно витратить ваш час, але й може пошкодувати про це в майбутньому.

Без автоматичного архівування електронних листів у Gmail ви можете годинами шукати важливі електронні листи серед усіх неважливих інформаційних бюлетенів і сповіщень. Якщо у вас виникли запитання, повідомте нас у коментарях нижче.

Джерело запису: www.gtricks.com

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі